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Geschäftsordnung des Stiftungsvorstands
der nicht rechtsfähigen „Versorgungsstiftung
der Evangelischen Kirche in Hessen und Nassau“

Vom 16. Juni 2004

(ABl. 2005 S. 16), zuletzt geändert am 12. Juni 2013 (ABl. 2013 S. 320)

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Teil I: Zuständigkeiten und Befugnisse

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§ 1
Aufgaben des Stiftungsvorstandes

1 Der Stiftungsvorstand hat die „Versorgungsstiftung der Evangelischen Kirche in Hessen und Nassau“ zu leiten, zu vertreten, das Stiftungsvermögen zu verwalten und die Arbeit des Anlageausschusses der Versorgungsstiftung zu überwachen. 2 Er führt die Geschäfte nach den gesetzlichen und satzungsgemäßen Bestimmungen.
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§ 2
Geschäftsführung

( 1 ) Die Aufgaben der täglichen Verwaltung, insbesondere die Vorbereitung und Umsetzung der Beschlüsse des Vorstands, sind durch eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter der Kirchenverwaltung als Geschäftsführerin oder Geschäftsführer wahrzunehmen.
( 2 ) Die Geschäftsführerin oder der Geschäftsführer ist an die Beschlüsse des Vorstands gebunden und hat den Vorstand in wichtigen Angelegenheiten zeitnah zu informieren.
( 3 ) Zur Ausführung von Vorstandsbeschlüssen kann die Geschäftsführerin oder der Geschäftsführer bzw. seine Vertreterin oder sein Vertreter zusammen mit einer weiteren Mitarbeiterin oder einem weiteren Mitarbeiter aus dem Finanzdezernat Zahlungsanordnungen vornehmen.
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§ 3
Vertretung

( 1 ) Der Stiftungsvorstand vertritt die Stiftung in allen außergerichtlichen Angelegenheiten.
( 2 ) 1 Rechtsgeschäftliche Erklärungen sind von der oder dem Vorsitzenden und einem weiteren Vorstandsmitglied zu unterzeichnen. 2 Im Verhinderungsfalle werden die Vertretungsbefugnisse der oder des Vorsitzenden von deren oder dessen Vertreterin oder Vertreter wahrgenommen. 3 Soweit rechtsgeschäftliche Erklärungen zur Ausführung von Vorstandsbeschlüssen erforderlich sind, können diese durch den Geschäftsführer oder die Geschäftsführerin abgegeben werden.
( 3 ) Die gerichtliche Vertretung der Stiftung erfolgt durch die Kirchenleitung.
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§ 4
Vermögensverwaltung

( 1 ) Der Stiftungsvorstand ist zur wertbeständigen, sicheren und wirtschaftlichen Verwaltung des Stiftungsvermögens verpflichtet.
( 2 ) Er hat den Wirtschaftsplan aufzustellen und die Jahresrechnung vorzulegen.
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§ 5
Aufgaben gegenüber dem Anlageausschuss

( 1 ) 1 Der Stiftungsvorstand hat die Arbeit des Anlageausschusses der Versorgungsstiftung zu überwachen. 2 An den Sitzungen des Anlageausschusses kann die oder der Vorsitzende oder deren Vertreterin oder Vertreter mit beratender Stimme teilnehmen.
( 2 ) Dem Stiftungsvorstand obliegt die Genehmigung der vom Anlageausschuss der Stiftung erarbeiteten Grundsätze der Anlagepolitik.
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§ 6
Aufgaben gegenüber den Anlageausschüssen der Sondervermögen

( 1 ) 1 Der Stiftungsvorstand hat die Arbeit der Anlageausschüsse der Sondervermögen der Versorgungsstiftung zu überwachen. 2 Er kann sich zu diesem Zweck über die Angelegenheiten und Aufgaben des jeweiligen Anlageausschusses unterrichten. 3 Jedes Mitglied des Vorstandes ist in mindestens einem Anlageausschuss als ordentliches Mitglied vertreten. 4 An den Sitzungen der Anlageausschüsse kann die oder der Vorsitzende oder deren Vertreterin oder Vertreter mit beratender Stimme teilnehmen. 5 Die Geschäftsführerin oder der Geschäftsführer soll allen Anlageausschüssen angehören.
( 2 ) Der Stiftungsvorstand ist dafür verantwortlich, dass die Grundsätze der Anlagepolitik von den Gesellschaften der Sondervermögen beachtet werden.
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Teil II: Sitzungen des Stiftungsvorstands

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§ 7
Sitzungstermine, Sitzungsort

( 1 ) 1 Der Stiftungsvorstand tritt zu seinen Sitzungen auf Einladung seiner oder seines Vorsitzenden, mindestens jedoch zweimal jährlich, zusammen. 2 Die Einladung zur Sitzung erfolgt gemäß dem sich abzeichnenden Bedarf.
( 2 ) Auf Antrag mindestens zweier Mitglieder muss die oder der Vorsitzende den Stiftungsvorstand zu einer außerordentlichen Sitzung einladen, die innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrages stattzufinden hat.
( 3 ) Die oder der Vorsitzende bestimmt Ort und Zeit der Sitzung.
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§ 8
Schriftliche Einladung, Tagesordnung, Leitung

( 1 ) 1 Die Einladung erfolgt schriftlich. 2 Sie soll Ort und Beginn der Sitzung angeben und eine vorläufige Tagesordnung unter Angabe der Beratungsgegenstände enthalten. 3 Zwischen dem Zugang der Einladung und den Sitzungsterminen sollen mindestens zwei Wochen liegen.
( 2 ) 1 Die vorläufige Tagesordnung wird von der oder dem Vorsitzenden aufgestellt. 2 Dabei sollen die vorhergehenden Beschlüsse des Stiftungsvorstands und die Anträge einzelner Mitglieder des Vorstands berücksichtigt werden.
( 3 ) 1 Über die endgültige Tagesordnung wird zu Beginn der Sitzung entschieden. 2 Jedes Mitglied des Stiftungsvorstands hat das Recht, dazu noch Anträge zu stellen. 3 Die oder der Vorsitzende hat die Anträge auf die endgültige Tagesordnung zu setzen, falls kein Mitglied widerspricht.
( 4 ) 1 Zu außerordentlichen Sitzungen kann in einer von Absatz 1 abweichenden Form und Frist eingeladen werden. 2 Zu Beginn einer solchen Sitzung muss durch Beschluss festgestellt werden, dass mehr als die Hälfte der Mitglieder des Stiftungsvorstandes mit diesem Verfahren einverstanden sind.
( 5 ) Die Leitung der Sitzung obliegt der oder dem Vorsitzenden des Stiftungsvorstands.
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§ 9
Beschlussvorlagen

( 1 ) Für jeden Tagesordnungspunkt soll, sofern sich nicht aus der Natur der Sache etwas anderes ergibt, eine schriftliche Vorlage erstellt und den Mitgliedern des Stiftungsvorstandes zugleich mit der Einladung zugesandt werden.
( 2 ) Die schriftliche Vorlage soll in gestraffter Form das Problem darstellen, einen Lösungsvorschlag enthalten und diesen begründen.
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§ 10
Vorsitz

( 1 ) Den Vorsitz im Stiftungsvorstand führt die oder der Vorsitzende, im Fall der Verhinderung ihre oder seine Vertreterin oder ihr oder sein Vertreter.
( 2 ) Der Stiftungsvorstand wird durch die oder den Vorsitzenden vertreten, im Fall der Verhinderung durch ihre oder seine Vertreterin oder ihr oder seinen Vertreter, sofern nicht der Stiftungsvorstand im Einzelfall etwas anderes beschließt.
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§ 11
Beschlussfähigkeit

Der Stiftungsvorstand ist beschlussfähig, wenn zu seiner Sitzung ordnungsgemäß eingeladen wurde und mehr als die Hälfte der Mitglieder anwesend sind.
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§ 12
Interessenwiderstreit

Wer an dem Gegenstand der Beratung oder Beschlussfassung ein persönliches Interesse hat, ist von der Verhandlung und Beschlussfassung ausgeschlossen.
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§ 13
Sitzungsbeschlüsse

1 Beschlüsse werden mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen nach vorheriger Erörterung der Angelegenheit gefasst. 2 Jedes Mitglied des Stiftungsvorstands hat eine Stimme. 3 Bei Stimmengleichheit gilt ein Antrag als abgelehnt.
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§ 14
Sonstige Beschlussverfahren

( 1 ) In Eilfällen, die keinen Aufschub dulden, können unter Verzicht auf die satzungsmäßigen Fristen Beschlüsse im Wege schriftlicher, telegrafischer oder fernmündlicher Abstimmungen erfolgen.
( 2 ) 1 Ein derartiger Beschluss ist wirksam, wenn kein Mitglied des Stiftungsvorstands diesem Verfahren widerspricht und die Mehrheit der Mitglieder des Stiftungsvorstands dem Beschlussvorschlag zustimmt. 2 Widerspricht ein Mitglied dem Verfahren, ist die Angelegenheit auf der nachfolgenden Sitzung zu entscheiden.
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§ 15
Vertraulichkeit

1 Die Sitzungen des Stiftungsvorstands sind vertraulich. 2 Insbesondere sind Mitteilungen über Ausführungen einzelner Stiftungsvorstandsmitglieder, über Abstimmungsverhältnisse und Beschlussergebnisse ohne Ermächtigung der oder des Vorsitzenden und des betroffenen Vorstandsmitglieds unzulässig.
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§ 16
Sitzungsniederschrift

( 1 ) 1 Über jede Sitzung des Stiftungsvorstands und die auf ihr gefassten Beschlüsse ist eine Niederschrift anzufertigen. 2 Die Niederschrift muss den Ort und Tag der Sitzung wiedergeben sowie die Namen der Teilnehmer, den Wortlaut der Beschlüsse und das Stimmenverhältnis enthalten. 3 Die Niederschrift ist von der oder dem Vorsitzenden und der Protokollführerin oder dem Protokollführer zu unterschreiben. 4 Sie soll spätestens mit der Einladung zur nachfolgenden Sitzung verschickt werden.
( 2 ) Jedes Mitglied des Stiftungsvorstands hat das Recht, zu einzelnen Beschlüssen auch persönliche Erklärungen in die Niederschrift aufnehmen zu lassen.
( 3 ) Die Niederschrift kann von der Geschäftsführerin oder dem Geschäftsführer angefertigt werden.
( 4 ) 1 Jeweils eine Abschrift der Sitzungsniederschrift wird der Kirchenleitung der Evangelischen Kirche in Hessen und Nassau zur Kenntnis zugesandt. 2 Genehmigungsbedürftige Beschlüsse sind dem jeweiligen Gremium gesondert vorzulegen.
( 5 ) Die Sitzungsniederschrift bedarf der Genehmigung in der nachfolgenden Sitzung des Stiftungsvorstands.
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Teil III: Schlussbestimmungen

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§ 17
Schweigepflicht

Die Mitglieder des Stiftungsvorstands haben über vertrauliche Angaben, die ihnen durch ihre Tätigkeit bekannt werden, Stillschweigen zu bewahren.
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§ 18
Überprüfung und Änderung der Geschäftsordnung

Die Geschäftsordnung ist regelmäßig, mindestens jedoch nach Ablauf von jeweils fünf Jahren, zu überprüfen und bei Bedarf mit Mehrheitsbeschluss der Mitglieder des Stiftungsvorstands zu ändern.
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§ 19
Inkrafttreten

Diese Geschäftsordnung tritt zum 16. Juni 2004 in Kraft.
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§ 20
Veröffentlichung

Diese Geschäftsordnung ist im Amtsblatt der Evangelischen Kirche in Hessen und Nassau zu veröffentlichen.