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Rechtsverordnung
über die Führung des Gemeindegliederverzeichnisses
und das Kirchliche Meldewesen
(Meldewesen-Verordnung)

Vom 23. Februar 2012

(ABl. 2012 S. 127), zuletzt geändert am 6. November 2014 (ABl. 2014 S. 460)

Die Kirchenleitung der Evangelischen Kirche in Hessen und Nassau hat aufgrund von Artikel 47 Absatz 1 Nummer 19 der Kirchenordnung i. V. m. § 14 Absatz 2, § 16 Absatz 5 und § 20 Absatz 1 des Kirchenmitgliedschaftsgesetzes der EKD1# folgende Rechtsverordnung beschlossen:
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Aufbau und Führung des Gemeindegliederverzeichnisses

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§ 1
Führung des Gemeindegliederverzeichnisses

( 1 ) 1 Die Kirchengemeinden sind gemäß § 14 Kirchenmitgliedschaftsgesetz der EKD2# und § 19 der Kirchengemeindeordnung3# zur Führung des Gemeindegliederverzeichnisses verpflichtet. 2 Diese Aufgabe kann durch Beschluss auf das zuständige Dekanat oder eine andere kirchliche Stelle übertragen werden. 3 Die Übertragung auf eine andere kirchliche Stelle bedarf der Genehmigung der Kirchenverwaltung. 4 Die Gemeindegliederverzeichnisse der Kirchengemeinden, die dem Evangelischen Stadtdekanat angehören, werden vom Evangelischen Regionalverband Frankfurt geführt. 5 Die Gesamtheit der Gemeindegliederverzeichnisse bildet das Verzeichnis der Mitglieder der Evangelischen Kirche in Hessen und Nassau, für das die Evangelische Kirche in Hessen und Nassau verantwortlich ist.
( 2 ) Im Gemeindegliederverzeichnis werden auch die Daten der Mitglieder der Evangelischen Kirche in Hessen und Nassau und anderer Evangelischer Kirchen, die Mitglied der Evangelischen Kirche in Deutschland sind, automatisiert verarbeitet, die ihren zweiten Wohnsitz in einer Kirchengemeinde der Evangelischen Kirche in Hessen und Nassau haben und deren Daten von den Kommunen übermittelt werden.
( 3 ) Das Gemeindegliederverzeichnis darf keine Aufzeichnungen persönlicher oder seelsorgerlicher Art enthalten.
( 4 ) Das Gemeindegliederverzeichnis ist mit dem von der Kirchenleitung beschlossenen einheitlichen Meldewesenverfahren zu führen.
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§ 2
Zusammenarbeit mit dem Rechenzentrum

( 1 ) Das Gemeindegliederverzeichnis ist fortlaufend zeitnah zu führen.
( 2 ) Das Rechenzentrum ist bei der Behebung von Problemen zu unterstützen.
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§ 3
Datenschutz

( 1 ) Die personenbezogenen Daten des Gemeindegliederverzeichnisses dürfen nur für die Erfüllung kirchlicher Aufgaben und kirchlichen Verwaltungshandelns verwendet werden.
( 2 ) Zugang zum Gemeindegliederverzeichnis haben nur die kirchlichen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die aufgrund ihrer Aufgaben zum Empfang der Daten berechtigt, über den Datenschutz informiert und zur Verschwiegenheit kraft ihres Amtes verpflichtet sind oder verpflichtet werden.
( 3 ) Kirchengemeinden, Dekanate und die Evangelische Kirche in Hessen und Nassau sind als kirchliche Stellen gemäß § 1 Abs. 2 DSG-EKD4# zur Nutzung der Daten der Gemeindeglieder ihres Zuständigkeitsbereiches berechtigt, um ihre kirchlichen Aufgaben sowie ihre Verwaltungsaufgaben erfüllen zu können, soweit ein melderechtlicher Sperrvermerk oder ein Widerspruch (Teilnutzungssperre) dem nicht entgegenstehen.
( 4 ) 1 Jeder Kirchengemeinde sind von der Kirchenverwaltung jeweils ein Zugang für eine Gemeindesekretärin oder einen Gemeindesekretär und die Pfarrerinnen und Pfarrer frei zu geben. 2 Im Rahmen der regionalen Zusammenarbeit von Kirchengemeinden, die mit einer Funktions- und Aufgabenübertragung verbunden ist, können gegenseitig automatisierte Abrufverfahren zur Wahrnehmung dienstlicher Aufgaben eingerichtet werden. 3 Die Kirchenvorstandsbeschlüsse sind der Kirchenverwaltung anzuzeigen. 4 Der Kirchenvorstand ist für die Wahrung der datenschutzrechtlichen Voraussetzungen bei der Nutzung von Meldedaten durch weitere Mitarbeitende verantwortlich.
( 5 ) 1 Jedem Dekanat sind von der Kirchenverwaltung jeweils ein Zugang für eine Verwaltungsfachkraft und den Dekan oder die Dekanin frei zu geben. 2 Der Dekanatssynodalvorstand ist für die Wahrung der datenschutzrechtlichen Voraussetzungen bei der Nutzung von Meldedaten durch weitere Mitarbeitende verantwortlich.
( 6 ) 1 Bei Wahlen zu den Kirchenvorständen erstreckt sich diese Befugnis auch auf die mit der Wahlvorbereitung betrauten Personen. 2 Sie sind zuvor nach den Bestimmungen des Datenschutzes zu verpflichten.
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§ 4
Auskunfts- und Berichtigungsanspruch

Gemeindeglieder und deren Angehörige haben nach Maßgabe des Kirchlichen Datenschutzrechts Anspruch auf Auskunft über die zu ihrer Person im Gemeindegliederverzeichnis enthaltenen Daten und auf Berichtigung unrichtiger kirchlicher Daten.
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§ 5
Archivierung und Löschung

Die inaktiven Daten von Gemeindegliedern dürfen für Recherchen, statistische Zwecke und die Ermittlung von Fehlerquellen bis zu 24 Monate nach dem Umzug, der Umgemeindung, dem Austritt oder dem Tod automatisiert verarbeitet werden. Gleiches gilt für die monatlich vom Rechenzentrum erstellten Rohdatensätze. Nach Ablauf dieser Frist sind nicht mehr gültige Gemeindegliederverzeichnisse und dazu gehörende Unterlagen nach den Bestimmungen des Datenschutzes zu löschen, soweit sie nicht zu archivieren sind (§§ 1 und 2 Kirchenarchivgesetz5#).
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Erfassung und Übermittlung der Daten

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§ 6
Die kommunalen Meldedaten

( 1 ) Die kommunalen Meldedaten werden den zuständigen kirchlichen Stellen von den Kommunen übermittelt.
( 2 ) Auf die Übermittlung dieser Daten haben die kirchlichen Stellen einen Rechtsanspruch.
( 3 ) Unrichtige Meldedaten sind im Gemeindegliederverzeichnis zu berichtigen.
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§ 7
Die kirchlichen Daten

( 1 ) Die kirchlichen Daten und Umgemeindungen werden von den Kirchengemeinden erhoben und an die für die Kirchenbuchführung und die Führung des Gemeindegliederverzeichnisses zuständige Stelle übermittelt, wenn dies nicht die Kirchengemeinde ist.
( 2 ) 1 Die Daten über Taufen, Aufnahmen, Übertritte und Wiedereintritte sind von den Kirchengemeinden oder den dafür zuständigen kirchlichen Stellen nach Beurkundung durch das Pfarramt an die kommunale Meldebehörde zeitnah zu übermitteln. 2 Dasselbe gilt für bereits früher vollzogene Taufen, Aufnahmen, Übertritte und Wiedereintritte, wenn diese in den vom Rechenzentrum gelieferten Unterlagen noch nicht enthalten sind. 3 Die Daten über Aufnahmen, Übertritte und Wiedereintritte sind an das zuständige Finanzamt zu übermitteln. 4 Die Meldung an das Finanzamt ist nicht erforderlich, wenn das neue Mitglied noch nicht das 16. Lebensjahr vollendet hat.
( 3 ) 1 Um die Gemeindegliederdaten zu strukturieren, können von den Kirchengemeinden, den Dekanaten und der Kirchenverwaltung Zielgruppen als Ordnungsmerkmale definiert werden. 2 Die vorgegebenen Zielgruppenmerkmale zur Mitgliedschaft im Kirchenvorstand, in der Dekanatssynode und im Dekanatssynodalvorstand sind durch die Kirchengemeinden, die Dekanate oder die zuständigen kirchlichen Stellen zu erheben.
( 4 ) Im Falle eines Wohnsitzwechsels werden die kirchlichen Daten von der Kommune an die neue Kirchengemeinde übermittelt.
( 5 ) Werden einer Kirchengemeinde durch das Rechenzentrum oder von der Kirchengemeinde des früheren Wohnsitzes eines Kirchenmitgliedes keine, unvollständige oder zweifelhafte Daten übermittelt und sind diese auch nicht aus den eigenen Unterlagen zu ermitteln, so können diese Daten vom Kirchenmitglied selbst angefordert werden.
( 6 ) 1 Zum Zweck der Abkündigung am Ewigkeitssonntag und zu seelsorglichen Zwecken dürfen folgende Kontaktdaten der Angehörigen der seit dem letzten Ewigkeitssonntag verstorbenen Gemeindeglieder im Gemeindegliederverzeichnis automatisiert verarbeitet werden, es sei denn, eine Angehörige oder ein Angehöriger widerspricht der Speicherung ihrer oder seiner Daten:
  1. Name,
  2. Vorname
  3. Geburtsname,
  4. Geschlecht,
  5. Verhältnis zum verstorbenen Gemeindeglied,
  6. Anschrift.
2 Die Daten werden nach dem Ewigkeitssonntag gelöscht.
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§ 8
Sperrvermerke

( 1 ) 1 Die Übermittlung oder gemeindeinterne Veröffentlichung von Daten eines Gemeindegliedes, die mit kommunalen Sperrvermerken verbunden sind, ist untersagt. 2 Kirchliche Sperrvermerke werden auf Antrag des Kirchenmitglieds von der Kirchengemeinde, der zuständigen kirchlichen Stelle oder der gesamtkirchlichen Meldewesenstelle eingetragen. 3 Zu statistischen Zwecken können die gesperrten Daten durch die Kirchenverwaltung ausgewertet werden. 4 Es gelten die Regelungen des § 3 (1) der Datenschutzverordnung (DSVO)6#.
( 2 ) Folgende Sperrvermerke sind zu verwenden:
  1. kein persönlicher oder schriftlicher Kontakt
  2. kein Besuch
  3. keine Teilnahme an der Kirchenvorstandswahl
  4. kein Gemeindebrief
  5. keine Veröffentlichung personenbezogener Daten im Gemeindebrief
  6. kein Bezug der Zeitschrift „Evangelisches Frankfurt“
  7. keine Bezug der Impulspost
  8. keine Spendenaufrufe kirchlicher oder diakonischer Werke
  9. kein EVA
  10. kein Bezug von „hin und weg“
( 3 ) Die Ergänzung der Sperrvermerke ist nach vorheriger Genehmigung durch die Kirchenverwaltung möglich.
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§ 9
Aufgaben der Kirchenverwaltung

( 1 ) Die Kirchenverwaltung ist für die Sicherstellung eines kirchlichen Meldewesens im Rahmen der geltenden Rechtsvorschriften verantwortlich, das allen Ebenen der EKHN die Wahrnehmung ihrer kirchlichen Aufgaben ermöglicht.
( 2 ) Die Kirchenverwaltung erfüllt insbesondere folgende Aufgaben im Bereich des Meldewesens:
  1. Genehmigung und Überwachung der technischen Zugänge (Userverwaltung),
  2. Sicherstellung des innerkirchlichen und zwischenkirchlichen Datenaustauschs,
  3. technische Beratung und Betreuung der Kirchengemeinden im Bereich Meldewesen,
  4. Erstellung von Auswertungen und Statistiken auf der Grundlage des Gesamtgemeindegliederverzeichnisses,
  5. Organisation von Schulungs- und Fortbildungsmaßnahmen für die Bereiche Meldewesen und Kirchenbuchführung,
  6. Sicherstellung der technischen Datenqualität des kirchlichen Meldewesens,
  7. Freigabe eines für die Landeskirche einheitlich einzusetzenden Meldewesenverfahrens,
  8. Unterstützung bei der Klärung von Mitgliedschaftsfragen mit Kommunalbehörden,
  9. Übermittlung der Anzahl der Gemeindemitglieder zum 1. Juli eines jeden Jahres zur Feststellung der Finanzzuweisung.
( 3 ) Die Kirchenverwaltung kann diese Aufgaben ganz oder teilweise auf andere kirchlichen Einrichtungen der EKHN übertragen.
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§ 10
Störungen im Meldefluss

Lehnen die kommunalen Meldebehörden oder die staatlichen bzw. kommunalen Rechenzentren die Übernahme oder Übermittlung von Daten ab, ist der Kirchenverwaltung darüber unverzüglich zu berichten.
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§ 11
Verfügungsbefugnis

Die Kirchengemeinden und die Evangelische Kirche in Hessen und Nassau haben im Rahmen des kirchlichen Rechts die Verfügungsbefugnis über die mitgliedschafts- und melderechtlichen Daten ihrer Kirchenmitglieder.
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§ 12
Inkrafttreten

Diese Rechtsverordnung tritt am Tag nach der Bekanntmachung im Amtsblatt in Kraft.7#

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1 ↑ Nr. 81.
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2 ↑ Nr. 81.
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3 ↑ Nr. 10.
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4 ↑ Nr. 978.
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5 ↑ Nr. 935.
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6 ↑ Nr. 979.
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7 ↑ Gleichzeitig ist die Meldewesen-Verordnung vom 19. Juli 1988 (ABl. 1988 S. 125) außer Kraft getreten.