₁Diese Verwaltungsverordnung stellt Grundsätze für eine einheitliche und zweckmäßige Verwaltung des kirchlichen Schriftguts auf. ₂Sie regelt die Zuordnung des Schriftguts zu Sacheinheiten und schafft die Voraussetzungen für dessen Vollständigkeit und Auffindbarkeit, so dass der Stand einer Sache jederzeit aus den analog oder elektronisch geführten Unterlagen ersichtlich ist. ₃Sie gilt sowohl für die analoge als auch die elektronische Aktenführung.

Diese Verwaltungsverordnung gilt für das gesamte Verwaltungshandeln in der EKHN.

₁Soweit für bestimmte Aufgaben spezielle Rechtsvorschriften gelten, gehen sie dieser Verwaltungsverordnung vor. ₂Dies gilt insbesondere für die Personalaktenführung sowie Regelungen des Sozial- und Steuerrechts zur Aktenführung.

(1) Verantwortlich für die Einhaltung dieser Verwaltungsverordnung ist jede Leitung für ihren Zuständigkeitsbereich.

(2) Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind innerhalb ihres Aufgabenbereichs zuständig für die Einhaltung dieser Verwaltungsverordnung.

(3) ₁Die Koordination der allgemeinen Aktenführung der kirchlichen Körperschaften liegt bei der Kirchenverwaltung. ₂Sie umfasst die Erstellung und Fortschreibung des Einheitsaktenplanes und die Durchführung von Schulungen zum Einheitsaktenplan.

(1) Schriftgut im weiteren Sinne umfasst alle bei der Aufgabenerfüllung der Verwaltung erstellten oder empfangenen analogen oder elektronischen Dokumente, unabhängig von der Art des Informationsträgers und der Form der Aufzeichnung.

(2) Schriftgut im engeren Sinne gliedert sich in Dokumente, Vorgänge und Akten.

(1) ₁Ein Dokument, analog oder elektronisch, ist die kleinste Einheit aller schriftlich vorliegenden Informationen. ₂Zu ihm gehören alle ergänzenden Angaben (v. a. Meta-informationen), die zum Verständnis der Informationen notwendig sind, wie Angaben zum Stand der Sachbearbeitung (Bearbeitungsvermerke) und zur inhaltlichen sowie formalen Einordnung (z. B. Absenderin/Absender, Empfängerin/ Empfänger, Betreff, Datum, Aktenzeichen sowie Eingangsdatum, Zuschreibungen, Fristen). ₃Elektronische Daten können die Funktion eines Dokumentes im Geschäftsgang übernehmen. ₄Dokumente im Geschäftsgang werden unterschieden nach der Stellung im Geschäftsgang in Eingangsschreiben, Ausgangsschreiben (intern/extern) oder (Akten-)Vermerke.

(2) ₁Ein Vorgang ist die Summe aller Arbeits- bzw. Prozessschritte in der Sachbearbeitung eines Geschäftsvorfalles. ₂Jeder einzelne Arbeitsschritt eines Vorganges (Geschäftsvorfalles) muss als solcher unmittelbar erkennbar sein durch anfallende Schreiben, Bearbeitungsvermerke und Verfügungen, die den Bearbeitungsprozess dokumentieren. ₃Ein Geschäftsvorfall ist die kleinste Bearbeitungseinheit in der Aufgabenwahrnehmung und damit die kleinste, sachlich nicht mehr teilbare Untereinheit einer Akte.

(3) ₁Eine Akte – in analoger oder in elektronischer Form – ist die Zusammenfassung aller Dokumente und Vorgänge, die zu einem sachlichen Betreff gehören. ₂Sie hat ein eindeutiges Aktenzeichen und besteht aus einzelnen Vorgängen. ₃Es sind zu unterscheiden:

(1) ₁Verbindliche Grundlage der Aktenbildung und der Aktenordnung in der EKHN ist der Einheitsaktenplan der EKHN in der jeweils geltenden Fassung. ₂Er bestimmt die systematische Ordnung des Schriftguts nach Sachbereichen und gibt zugleich die Sortierung der Akten an. ₃Der Einheitsaktenplan wird von der Kirchenverwaltung aktualisiert und zentral unter Angabe des Aktualisierungsdatums zur Verfügung gestellt. ₄Der Bedarf neuer Aktenplankennzeichen ist der Schriftgutverwaltung der EKHN mitzuteilen, die den Einheitsaktenplan redaktionell fortentwickelt und an sich verändernde Bedürfnisse anpasst.

(2) Der Bedarf neuer Aktenzeichen für die Ebenen Aktengruppe und Aktenuntergruppe ist mit der Schriftgutverwaltung der Kirchenverwaltung abzustimmen.

Für das nachgewiesene und dokumentierte Handeln in der EKHN gelten die folgenden Grundsätze der ordnungsgemäßen Aktenführung:

(1) ₁Das Schriftgut ist bei Eingang und Entstehen mit dem Aktenzeichen zu versehen und schon während der Bearbeitung unter Wahrung des sachlichen Zusammenhangs chronologisch abzulegen. ₂Verfügungen sind mit Datum und Handzeichen zu versehen. ₃Bezieht sich ein Vorgang der Sache nach auf mehrere Akten, so ist er nach seinem hauptsächlichen Betreff zuzuordnen; für die übrigen Akten ist ein Querverweis zu fertigen. ₄Bei elektronischer Ablage ist der Abschluss entsprechend im Dokumentstatus zu vermerken.

(2) ₁In der analogen Aktenführung wird jede Bearbeitung abgeschlossen durch eine Aktenverfügung mit Angabe des jeweils nächsten Arbeitsschrittes. ₂Dies entspricht in der digitalen Aktenführung der Bearbeitungsdokumentation im Dokumentenmanagementsystem.

(3) ₁Die Aktenverfügung enthält die sachliche Erledigung eines Vorganges, z. B. den Entwurf eines ausgehenden Schreibens und alle Bearbeitungsanweisungen (Vermerke und Verfügungen); diese werden durchnummeriert und mit Handzeichen und Datum versehen. ₂Die Aktenverfügung verbleibt bei den Akten.

(4) ₁Vermerke informieren über bereits Geschehenes. ₂In der analogen Aktenführung werden Vermerke durch Datum und Handzeichen abgeschlossen, im Dokumentenmanagementsystem entsprechend über den Dokumentstatus.

(1) ₁Bis zur Anlage der elektronischen Akte ist alles aktenwürdige Schriftgut zu den analogen Akten zu geben. ₂Hierzu zählen auch inhaltlich relevante E-Mails.

(2) ₁Die vollständige elektronische Akte ist eine nachvollziehbare, strukturierte Ablage im Dokumentenmanagementsystem nach den organisatorischen Regelungen, die eine revisionssichere Vorgangsbearbeitung, Ablage und Archivierung elektronischen Schriftguts erlauben. ₂Die elektronische Akte unterstützt und protokolliert den gesamten Geschäftsgang vom Eingang bis zur endgültigen Archivierung in allen Schritten der Vorgangsbearbeitung. ₃Sie löst die papiergestützte Vorgangsbearbeitung ab; einzelne Schritte und Prozesse, für die die Papierform sinnvoller, effizienter oder notwendig ist, können eingebunden werden. ₄Bei der Einführung der elektronischen Akte in einer Dienststelle sind die Grundsätze der ordnungsgemäßen Aktenführung unberührt.

(3) ₁Eine rechtskonforme elektronische Akte erfordert, dass die gesamte Vorgangsbearbeitung im Dokumentenmanagementsystem dokumentiert wird. ₂Elektronisches Schriftgut, das nicht im Dokumentenmanagementsystem bearbeitet wurde, kann zur Arbeitserleichterung und -rationalisierung aufbewahrt und genutzt werden, wenn gewährleistet ist, dass dadurch die analoge Akte nicht lückenhaft wird. ₃Die Beweiskraft von Unterlagen aus Fachverfahren ist sicherzustellen.

(1) ₁Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dürfen Akten außerhalb ihres Zuständigkeitsbereiches einsehen, soweit dies für die Ausübung der Dienstgeschäfte notwendig ist. ₂In Zweifelsfällen ist die Entscheidung der oder des Dienstvorgesetzten einzuholen. ₃Die Einsichtnahme in Personalakten regelt die Personalaktenordnung der EKHN.

(2) ₁Es besteht kein allgemeines Akteneinsichtsrecht für Dritte. ₂Eine dienstlich erforderliche Einsicht durch Dritte erfolgt nur mit Zustimmung der jeweiligen Leitung für ihren Zuständigkeitsbereich. ₃Archivrechtliche sowie datenschutzrechtliche Bestimmungen bleiben unberührt.

(1) Akten durchlaufen von ihrer Entstehung bis zur Archivierung verschiedene Stadien:

(2) ₁Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen gemäß Kassationsplan der EKHN müssen die kirchlichen Verwaltungen die analogen Altregistraturakten, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr benötigen, mit einer entsprechenden Aussonderungsliste dem Zentralarchiv anbieten. ₂Die elektronischen Akten im passiven Datenbestand des Dokumentenmanagementsystems werden automatisiert dem Zentralarchiv angeboten. ₃Näheres regelt das Archivgesetz der EKHN.

(3) ₁Zur Kassation (Vernichtung/Löschung) nicht archivwürdigen analogen und elektronischen Schriftguts ist der Kassationsplan der EKHN zu beachten, der Teil dieser Verwaltungsverordnung ist. ₂Die aktenführenden Stellen dürfen nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen Unterlagen nur vernichten oder Daten nur löschen, die das Zentralarchiv zur Vernichtung oder Löschung freigegeben hat und bei denen kein Grund zur Annahme besteht, dass durch die Vernichtung oder Löschung schutzwürdige Belange von Betroffenen beeinträchtigt werden. ₃Die jeweilige aktenführende Stelle trägt die Verantwortung für die aktenzeichenkonforme Ablage der Unterlagen als Vorbedingung für eine automatische Löschung. ₄Das Zentralarchiv entscheidet über die Archivwürdigkeit der Unterlagen. ₅Zum Zwecke der Bewertung ist ihm Einsichtnahme in die Akten und Datenbestände zu gewähren.

(4) Schriftgut, das als nicht archivwürdig bewertet wurde, ist nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen datenschutzkonform zu kassieren. Kassationsnachweise sind dauerhaft aufzubewahren.

(5) Vor der Übernahme von digitalen Unterlagen sind die technischen Kriterien, insbesondere das Format von Primär- und Metadaten und die Form der Übermittlung von dem Zentralarchiv mit der abgebenden Stelle vorab einvernehmlich festzulegen.

(6) Die Kirchenleitung regelt die Kostentragungspflicht

(1) ₁Schriftgut von geschichtlicher bzw. kirchengeschichtlicher Bedeutung ist auf Dauer aufzubewahren. ₂Dies betrifft insbesondere Schriftgut, das Einblicke gewährt in:

(2) Schriftgut von besonderer rechtlicher Bedeutung ist ebenfalls dauernd aufzubewahren, insbesondere:

(3) ₁Der Wert des Schriftgutes ist auch unter dem Gesichtspunkt der Einmaligkeit zu beurteilen. ₂Das gleiche Schriftgut kann in den verschiedenen Verwaltungsebenen oder -bereichen mehrfach vorhanden sein (Mehrfachschriftgut). ₃Schriftgut, das Zahlungsanweisungen begründet und/oder belegt, ist immer doppelt vorhanden (Verwaltung, Kasse bzw. Regionalverwaltung. ₄Aufzubewahren ist solches Schriftgut in erster Linie dort, wo es federführend entstanden ist.

(4) ₁Schriftgut, das zur Vorbereitung von zusammengefassten Berichten, Statistiken und sonstigen Darstellungen diente und dessen Informations- oder Beweisgehalt vollständig oder zumindest im Wesentlichen in Gesamtdarstellungen enthalten ist (Vorbereitungsschriftgut), hat meistens keinen Daueraufbewahrungswert. ₂Eine Ausnahme bildet Schriftgut über die Vorbereitung von Rechtsgrundlagen aller Art (Satzungen, Geschäftsordnungen u. Ä.).

(1) ₁Sachgerechte Kassation ist nur in Kenntnis des organisch gewachsenen Gesamtschriftgutbestandes einer Kirchengemeinde oder eines Amtes möglich. ₂Nur dann sind die Beziehungen der Teile zueinander und ihre Bedeutung sicher zu erkennen und ist Wesentliches von Unwesentlichem zu unterscheiden. ₃Nur dann bleibt auch nach der Kassation ein unverfälschter Einblick in das Leben und Wirken einer Gemeinde oder eines Amtes für alle Zeiten möglich. ₄Für den Zeitpunkt der Kassation gilt als Rahmenbedingung der Grundsatz: Je größer der zeitliche Abstand zur Entstehung des Schriftgutes, desto sicherer die archivischen Entscheidungen oder: Kassation so spät wie möglich und so früh wie unumgänglich nötig.

(2) ₁Das nicht auf Dauer aufzubewahrende Schriftgut wird zur Information und Beweisführung für die allgemeine Verwaltungsarbeit bis zum Ablauf der im Kassationsplan genannten Fristen aufbewahrt. ₂Die Fristen beginnen mit dem Ablauf des Jahres, in dem das Schriftgut entstanden ist (die im Kassationsplan genannten Vorbedingungen bleiben hiervon unberührt). ₃Bei Anwendung des Kassationsplanes ist streng darauf zu achten, dass die unter Absatz 1 genannten Grundsätze auch im Einzelfall nicht verletzt werden.

(3) Schriftgut, das vor dem Jahre 1948 entstanden ist, darf nur mit Genehmigung des Zentralarchivs der EKHN vernichtet werden.

(4) ₁Vor der Vernichtung von Schriftgut ist in jedem Falle das Einverständnis des für die Verwaltung des Schriftgutes Verantwortlichen (Amtsleitung, Dekan oder Dekanin, Pfarrer oder Pfarrerin) einzuholen. ₂Ist Schriftgut in größeren Mengen zu kassieren, so ist es an einschlägige Firmen abzugeben. ₃Die Firma muss sich verpflichten, das Schriftgut nicht weiter zu veräußern und niemandem Einsicht zu gestatten, sondern es sofort datenschutzkonform zu vernichten. ₄Damit ist die Auflage zu verbinden, die Vernichtung innerhalb bestimmter Fristen nachzuweisen. ₅Das Eigentum an dem veräußerten Schriftgut ist bis zur Vernichtung vorzubehalten.

(5) ₁Über die Vernichtung von Schriftgut, das länger als zehn Jahre aufbewahrt wurde, ist ein Protokoll anzufertigen, das schlagwortartig Auskunft über die vernichteten Bestände gibt. ₂Das Protokoll ist von den Verantwortlichen zu unterzeichnen.

₁Schriftgut wird aufbewahrt:

₂Von dieser Zweckbindung her lässt sich eine Entscheidung über den Aufbewahrungsort fällen.

₃Die Stufe 1 bezeichnet das aktuelle Schriftgut, das die laufenden Dienstgeschäfte betrifft. ₄Dieses Schriftgut ist möglichst arbeitsplatznah aufzubewahren. ₅Die Stufen 2 und 3 bezeichnen Schriftgut, das seltener gebraucht wird und deshalb arbeitsplatzfern aufbewahrt werden kann (Altablage, Reponie). ₆Die Stufe 4 bezeichnet das reine Archivgut, das auf Dauer sicher aufzubewahren ist und ebenfalls arbeitsplatzfern aufbewahrt werden kann. ₇Näheres regelt die Archivordnung.

₁Diese Verwaltungsverordnung sowie die als Anlage beschlossenen Kassationsgrundsätze einschließlich des Kassationsplans treten am Tag nach der Verkündung im Amtsblatt in Kraft. ₂Gleichzeitig tritt die Schriftgutordnung für die Kirchengemeinden, Dekanate, Propsteien und Verbände der Evangelischen Kirche in Hessen und Nassau vom 1. August 1977 (ABl. 1977 S. 172), geändert am 25. November 2015 (ABl. 2015 S. 370), einschließlich der Anlagen (Kassationsordnung und Kassationsplan) außer Kraft.

Analoges und digitales Schriftgut fällt in immer größer werdenden Mengen an. Ein planvolles Aussonderungsverfahren soll einerseits die Gefahr der Vernichtung historisch wertvollen und rechtlich wichtigen Schriftgutes ausschließen und andererseits die Kassation von Schriftgut, das nicht mehr im Geschäftsgang benötigt wird und für das die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, ermöglichen. Die Regelungen dieser Richtlinie gelten für analoges und elektronisches Schriftgut, unabhängig von der Form des Informationsträgers (Papier oder elektronische Form). Elektronische Dokumente, einschließlich ihrer Metadaten, sind Bestandteil des Schriftgutes und entsprechend zu behandeln.

Die Vernichtung von Schriftgut ist ein endgültiger, irreparabler Akt, der sorgfältiger Überlegung bedarf. Ein zeitlicher Abstand zu den Ereignissen, die das betreffende Schriftgut behandelt, erleichtert die Entscheidung und erhöht deren Qualität. Die Aufbewahrungsfristen verbinden deshalb allgemeinere inhaltliche und verwahrtechnische Grundsätze mit einem Kassationsplan, der im einzelnen Fristen für die Aufbewahrung und Vernichtung von Schriftgut setzt. Bei elektronischem Schriftgut sind zusätzlich die Anforderungen an Nachvollziehbarkeit, Integrität und vollständige Dokumentation des Bearbeitungsprozesses zu beachten.

Schriftgut von geschichtlicher bzw. kirchengeschichtlicher Bedeutung ist auf Dauer aufzubewahren. Dies betrifft insbesondere Schriftgut, das Einblicke gewährt in das religiöse, kulturelle und gesellschaftliche Leben allgemein, die Existenz, das Leben und das Wirken der Kirche, kirchlicher Einrichtungen und der Kirchengemeinden, die Mitwirkung und Mitverantwortung der Kirche an den Problemen der Zeit, das Verhältnis von Kirche und Staat, Kirche und bürgerlicher Gemeinde, Kirche und Politik, das Verhältnis der evangelischen Kirche zu anderen Kirchen, sonstigen Glaubens- und Weltanschauungsgemeinschaften und gesellschaftlichen Gruppierungen, Wissenschaft, Kunst und Technik, Familienkunde, Volkstum, religiöses Brauchtum, zeittypische Ereignisse und Erscheinungen, sonstige wichtige Ereignisse sowie die Alltagsarbeit (Auswahl repräsentativer Routine).

Schriftgut von besonderer rechtlicher Bedeutung ist ebenfalls dauernd aufzubewahren, insbesondere Urkunden aller Art, Verträge, Vereinbarungen, Gesetze, Verordnungen, Rechtssammlungen, Satzungen, einschließlich des Schriftgutes über deren Entstehung, Unterlagen über Rechtsstreitigkeiten, Unterlagen über Rechtsbeziehungen mit staatlichen oder kommunalen Stellen, wichtige Unterlagen betreffend das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen.

Der Wert des Schriftgutes ist auch unter dem Gesichtspunkt der Einmaligkeit zu beurteilen. Das gleiche Schriftgut kann in den verschiedenen Verwaltungsebenen oder -bereichen mehrfach vorhanden sein (Mehrfachschriftgut). Schriftgut, das Zahlungsanweisungen begründet und/oder belegt, ist immer doppelt vorhanden. Aufzubewahren ist solches Schriftgut in erster Linie dort, wo es federführend entstanden ist. Dies gilt auch für elektronisches Schriftgut sowie Datenbestände in Fachverfahren und Dokumentenmanagementsystemen.

Schriftgut, das zur Vorbereitung von zusammengefassten Berichten, Statistiken und sonstigen Darstellungen diente und dessen Informations- oder Beweisgehalt vollständig oder zumindest im Wesentlichen in Gesamtdarstellungen enthalten ist (Vorbereitungsschriftgut), hat meistens keinen Daueraufbewahrungswert.

Eine Ausnahme bildet Schriftgut über die Vorbereitung von Rechtsgrundlagen aller Art (Satzungen, Geschäftsordnungen u. Ä.).

Sachgerechte Kassation ist nur in Kenntnis des organisch gewachsenen Gesamtschriftgutbestandes einer Kirchengemeinde oder einer kirchlichen Einrichtung möglich. Nur dann sind die Beziehungen der Teile zueinander und ihre Bedeutung sicher zu erkennen und ist Wesentliches von Unwesentlichem zu unterscheiden.

Für den Zeitpunkt der Kassation gilt als Rahmenbedingung der Grundsatz: Je größer der zeitliche Abstand zur Entstehung des Schriftgutes, desto sicherer die archivischen Entscheidungen oder: Kassation so spät wie möglich und so früh wie unumgänglich nötig.

Vor jeder Kassation ist grundsätzlich zu prüfen, ob der Aktentitel mit dem Akteninhalt tatsächlich übereinstimmt. Bei Kindergartenakten ist der Bereich der Kindeswohlgefährdung zu beachten. Es muss eine Interessensabwägung zum Schutze der eigenen Rechtssicherheit als Institution mitberücksichtigt werden. Der Kindergartenträger muss eine datenschutzkonforme Lagerung der Fristakten aus dem Kindergartenbereich sichern und den Zugang datenschutzkonform handhaben. Beim Anlegen der Aktenablage sind Fristen zu berücksichtigen. Die dauerhaft aufzubewahrenden Aktenteile sind separat abzulegen.

Das nicht auf Dauer aufzubewahrende Schriftgut wird zur Information und Beweisführung für die allgemeine Verwaltungsarbeit bis zum Ablauf der im Kassationsplan genannten Fristen aufbewahrt (die im Kassationsplan genannten Vorbedingungen bleiben hiervon unberührt).

Bei Anwendung des Kassationsplanes ist streng darauf zu achten, dass die unter 1.1 genannten Grundsätze auch im Einzelfalle nicht verletzt werden.

Schriftgut, das vor dem Jahre 1948 entstanden ist, darf nur mit Genehmigung des Zentralarchivs der EKHN vernichtet werden.

Schriftgut, das kassiert wird, ist datenschutzkonform zu vernichten. Wird eine externe Firma mit der Vernichtung beauftragt, ist diese verpflichtet, das Schriftgut nicht weiter zu veräußern, niemandem Einsicht zu gestatten und es datenschutzkonform zu vernichten.

Über die Vernichtung von Schriftgut, das länger als zehn Jahre aufbewahrt wurde, ist ein Protokoll anzufertigen, das schlagwortartig Auskunft über die vernichteten Bestände gibt. Das Protokoll ist von den Verantwortlichen zu unterzeichnen.

Wenn im Einzelfalle nichts anderes bestimmt ist, rechnen die Aufbewahrungsfristen vom Ende des Jahres an, in dem das Schriftgut entstanden ist.

Der Kassationsplan kann nicht alle denkbaren Vorgänge erfassen. Der Katalog ist daher beispielhaft zu verstehen und analog anwendbar.

Wichtige Urkunden sind feuersicher, zumindest jedoch feuergeschützt aufzubewahren.