Geschäftsordnung für das Kollegium der Kirchenverwaltung

( 1 ) Das Kollegium unterstützt die Leitungsverantwortung der Leiterin oder des Leiters der Kirchenverwaltung und bereitet Entscheidungen der Kirchenleitung vor (§ 4 Abs. 3 Satz 1 KVG).

( 2 ) Das Kollegium ist für die Abstimmung der Angelegenheiten, die mehrere Dezernate betreffen, verantwortlich (§ 4 Abs. 3 Satz 2 KVG).

( 3 ) Das Kollegium stellt sicher, dass die Kommunikation und Zusammenarbeit der Kirchenverwaltung mit den synodalen Ausschüssen in Abstimmung und im Einklang mit den Zielen der Kirchenleitung erfolgt (§ 4 Abs. 4 KVG).

( 4 ) Das Kollegium entscheidet, soweit ihm die Entscheidungsbefugnis aufgrund von § 4 Abs. 5 des Kirchenverwaltungsgesetzes (Organisationshandbuch) oder im Einzelfall durch die Kirchenleitung übertragen wurde.

Das Kollegium der Kirchenverwaltung besteht gemäß § 4 Abs. 1 des Kirchenverwaltungsgesetzes aus folgenden Mitgliedern:

1. der Leiterin oder dem Leiter der Kirchenverwaltung,
2. der Stellvertreterin oder dem Stellvertreter der Leiterin oder des Leiters der Kirchenverwaltung,
3. der Stellvertreterin oder dem Stellvertreter der Kirchenpräsidentin oder des Kirchenpräsidenten,
4. den Dezernentinnen und Dezernenten der Kirchenverwaltung.

( 1 ) 1 Die Stabsbereichsleiterinnen und Stabsbereichsleiter, die nicht dem Kollegium angehören, nehmen mit beratender Stimme an den Sitzungen teil. 2 Bei Verhinderung entsenden sie nach Zustimmung des Kollegiums eine Vertreterin oder einen Vertreter aus ihrem Stabsbereich.

( 2 ) Ist eine Dezernentin oder ein Dezernent verhindert, nimmt eine Referatsleiterin oder ein Referatsleiter des Dezernats nach Zustimmung des Kollegiums mit beratender Stimme an der Sitzung teil.

( 3 ) Die weiteren Referentinnen und Referenten der Kirchenverwaltung sowie die Leiterinnen und Leiter der Arbeitszentren werden zur Beratung hinzugezogen, soweit der Tagesordnungspunkt ihren Aufgabenbereich betrifft.

( 4 ) Die Kirchenpräsidentin oder der Kirchenpräsident ist berechtigt, an den Sitzungen des Kollegiums teilzunehmen.

( 1 ) Die ordentlichen Sitzungen des Kollegiums finden in der Regel 14-tägig an einem bestimmten Tag statt.

( 2 ) 1 Außerordentliche Sitzungen des Kollegiums finden bei Bedarf statt. 2 Sie müssen einberufen werden, wenn ein Mitglied des Kollegiums dies unter Angabe des Zwecks beantragt.

( 3 ) 1 Die Mitglieder des Kollegiums sind verpflichtet, an den Sitzungen des Kollegiums teilzunehmen. 2 Die gleiche Pflicht trifft Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gemäß § 3 Abs. 1 und 2, soweit eine Teilnahme vorgesehen ist.

( 1 ) Die Leiterin oder der Leiter der Kirchenverwaltung stellt die Tagesordnung auf und leitet sie den Teilnehmerinnen und Teilnehmern des Kollegiums, den Referentinnen und Referenten der Kirchenverwaltung, den Leiterinnen und Leitern der Arbeitszentren sowie der Kirchenpräsidentin oder dem Kirchenpräsidenten rechtzeitig vor der Sitzung zu.

( 2 ) Die Tagesordnung soll Angaben über den Zeitbedarf für jeden Tagesordnungspunkt enthalten.

( 1 ) Für jeden Tagesordnungspunkt ist grundsätzlich eine schriftliche Vorlage zu erstellen, die den Mitgliedern des Kollegiums sowie den Stabsbereichsleiterinnen und Stabsbereichsleitern mit der Einladung zugesandt wird.

( 2 ) 1 Die schriftliche Vorlage soll in gestraffter Form das Problem darstellen, einen Lösungsvorschlag enthalten und ihn begründen. 2 Die Vorlage soll enthalten:

1. die Namen der an der Vorlage beteiligten Referentinnen und Referenten unter Angabe der Federführung,
2. einen Beschlussvorschlag,
3. die Rechtsgrundlage,
4. eine Begründung des Vorschlags,
5. einen Hinweis auf die finanziellen Auswirkungen des Vorschlags,
6. einen Vermerk, welche anderen Organe oder Dienststellen beteiligt waren oder zu beteiligen sind.

( 3 ) Vorlagen zur Tagesordnung sollen der Leiterin oder dem Leiter der Kirchenverwaltung spätestens drei Tage vor der Sitzung zugeleitet werden.

( 1 ) Die Leiterin oder der Leiter der Kirchenverwaltung leitet die Sitzung des Kollegiums.

( 2 ) 1 Ist die Leiterin oder der Leiter der Kirchenverwaltung verhindert, wird die Sitzungsleitung von der Stellvertreterin oder dem Stellvertreter wahrgenommen. 2 Ist auch die Stellvertretung verhindert, übernimmt das lebensälteste Mitglied die Aufgaben.

( 1 ) Die Sitzungen des Kollegiums werden mit einer Andacht eröffnet.

( 2 ) Das Kollegium entscheidet zu Beginn der Sitzung über Änderungen der Tagesordnung.

( 1 ) Das Kollegium ist beschlussfähig, wenn die Mehrheit der Mitglieder anwesend ist.

( 2 ) Beschlüsse werden mit der Mehrheit der anwesenden Mitglieder gefasst.

1 Die Erörterungen des Kollegiums sind vertraulich. 2 Insbesondere sind Mitteilungen über Äußerungen einzelner Teilnehmerinnen und Teilnehmer sowie über Abstimmungsverhältnisse unzulässig.

( 1 ) 1 Über jede Sitzung des Kollegiums ist ein Protokoll anzufertigen. 2 Das Protokoll muss den Ort und den Tag der Sitzung wiedergeben sowie die Namen der Teilnehmerinnen und Teilnehmer, den Wortlaut der Beschlüsse und das Stimmenverhältnis enthalten. 3 Das Protokoll ist von der Sitzungsleitung und von der Schriftführerin oder vom Schriftführer zu unterschreiben und soll spätestens mit der Einladung zur nachfolgenden Sitzung verschickt werden.

( 2 ) Jedes Mitglied hat das Recht, zu einzelnen Beschlüssen auch persönliche Erklärungen in das Protokoll aufnehmen zu lassen.

( 3 ) Das Protokoll bedarf der Genehmigung in der nachfolgenden Sitzung des Kollegiums.

( 4 ) 1 Die Mitglieder des Kollegiums, die Referentinnen und Referenten der Kirchenverwaltung, die Leiterinnen und Leiter der Arbeitszentren, die Kirchenpräsidentin oder der Kirchenpräsident sowie die weiteren Mitglieder der Kirchenleitung erhalten das Protokoll. 2 Sie geben ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die für ihre Aufgabenerfüllung notwendigen Informationen über die Beschlüsse des Kollegiums zur Kenntnis.

( 1 ) Die Mitglieder des Kollegiums sind im Rahmen ihrer Zuständigkeit verantwortlich für die Umsetzung der Beschlüsse.

( 2 ) Die Beschlüsse des Kollegiums sind für die Mitglieder, die Dezernate, Referate und Stabsbereiche verbindlich und von diesen nach außen zu vertreten.

( 1 ) In Eilfällen kann im Umlaufverfahren entschieden werden, wenn kein Mitglied des Kollegiums dem Verfahren widerspricht.

( 2 ) Wenn die Entscheidung keinen Aufschub duldet, entscheidet die Leiterin oder der Leiter der Kirchenverwaltung.

1 Diese Geschäftsordnung bedarf der Zustimmung durch den Kirchensynodalvorstand gemäß § 16 Abs. 3 des Kirchenverwaltungsgesetzes. 2 Die Geschäftsordnung tritt am Tag der Verkündung im Amtsblatt in Kraft; gleichzeitig tritt die Geschäftsordnung der Kirchenverwaltung der Evangelischen Kirche in Hessen und Nassau vom 23. Januar 1978 (ABl. 1978 S. 16) außer Kraft.