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Geltungszeitraum von: 01.10.1977

Geltungszeitraum bis: 31.12.2015

Schriftgutordnung – Anlage V
Aufbewahrungsfristen

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Kassationsplan

Wenn im Einzelfalle nichts anderes bestimmt ist, rechnen die Aufbewahrungsfristen vom Ende des Jahres an, in dem das Schriftgut entstanden ist (vgl. „Aufbewahrungsrichtlinien II/2.2“.).
Der Kassationsplan kann nicht alle denkbaren Vorgänge erfassen. Der Katalog ist daher beispielhaft zu verstehen und analog anwendbar.
Es können vernichtet
werden nach Ablauf
von einem Jahr
Vorbedingung
Ausnahmen
Mahnschreiben
nach Erledigung
bei kleinen Beträgen bis DM 100,– sofort vernichten
Unverlangte Prospekte und Angebote
kein Interesse
sofort vernichten
Umzugsmeldungen von Gemeindegliedern
nach Eintragung in die Karteien
Schriftwechsel über Urlaubsvertretungen und kurzzeitige Krankheitsvertretungen
nach Ablauf des Kalenderjahres
Schriftwechsel über Ausstellung einzelner pfarramtlicher Zeugnisse
nach Erledigung
Besonderheiten
Überweisungen zum Konfirmanden- und Religionsunterricht
Schriftwechsel über Benutzung kirchlicher Archivalien
nach Abschluss der Angelegenheit
a)
Benutzungsanträge mit Angabe des Forschungsgegenstandes aufbewahren
b)
historisch aufschlussreiche Auskünfte
Einmalige Aufforderung zur Amtshilfe
nach deren Abschluss
Kollektenabkündigungen
Schriftgut über besondere, einmalige Kollekten
Regelung der Gottesdienste zu bestimmten Festzeiten
Schriftgut über besondere, einmalige Gottesdienste
Handzettel und Anschläge über regelmäßige Gottesdienste und die üblichen kirchlichen Veranstaltungen
ordentliche Führung eines Abkündigungsbuches
Unterlagen für die Amtshandlungen und deren Eintragung in die Kirchenbücher
  • von Standesämtern
  • Amtsgerichten
  • sonstigen Ortsbehörden
  • von Privatpersonen (Anmeldungen)
Erledigung der Amtshandlung und vollständige, ordnungsgemäße Eintragung in die Kirchenbücher bzw. Karteien
Urkunden über Amtshandlungen (Trauung, Taufe etc.)
Bekanntmachungen der Kirchenverwaltung (Umdrucke) über Angelegenheiten von zeitlich eng begrenzter Bedeutung
nach deren Erledigung
Besonderheiten
Schriftwechsel über Ausstellung einzelner Kirchenbuchauszüge
Abschluss der Angelegenheit und Bezahlung der Gebühr
Anfragen: eigene und fremde, ohne und mit Angebotsfolge
kein Vertragsabschluss
Lieferscheine
Lieferung ist vertragsgemäß erfolgt
soweit nicht Buchungsunterlagen
Umschläge von Einschreibe- und Wertbriefen
wenn als Portokassenbeleg nötig
Korrespondenz unwichtiger Art (z.B. Anfragen, Auskünfte)
keine Folgewirkung, kein Erinnerungswert
Geschäftsberichte von Banken, Börsenberichte, Bilanzen
von Gesellschaften, an denen kirchliche Stellen nicht beteiligt sind
wenn kein Interesse, sofort vernichten
Es können vernichtet
werden nach Ablauf
von 5 Jahren
Vorbedingung
Ausnahmen
Rundschreiben kirchlicher Werke, Einrichtungen und Vereine
wenn nur von kurzfristiger Bedeutung und ohne Erinnerungswert
soweit nicht der Inhalt ein längeres oder kürzeres Aufbewahren ratsam erscheinen lässt
Schriftwechsel über die Organisation und Vorbereitung von:
  • Synoden
  • Sitzungen der Gemeindeorgane
  • Pfarr- und Dekanatskonferenzen
  • Konferenzen allgemein
  • Bibelwochen
  • Visitationen
  • Tagungen, Sitzungen und kirchengemeindliche Veranstaltungen aller Art
wenn nicht als Hilfe (Muster) für die Organisation gleicher Veranstaltungen notwendig
Protokolle, Schriftwechsel oder Berichte, die über den Inhalt und Verlauf der Veranstaltung Auskunft geben
Dimissorialien
Routinefälle
besondere Fälle
Schriftwechsel über abgeschlossene diakonische Betreuungsfälle
besonders zeittypische oder seltene Fälle
An- und Abmeldungen zum Kindergarten, zu kirchlichen Gruppen, Vereinen usw.
nach dem Ausscheiden des Mitgliedes
Schriftwechsel über die Wahlen zu kirchlichen Körperschaften
nach Ablauf der Anfechtungsfrist
das übrige Schriftgut betreffs Wahlen siehe unter 10-Jahresfrist
Posteinlieferungsbücher
wenn kein Belegwert
Skizzen zur Genehmigung von Grabsteinen (Grabdenkmale)
künstlerisch wertvolle Grabsteine und solche von bedeutenden Persönlichkeiten
Urlaubs- und Dienstbefreiungsvorgänge, Krankmeldungen
gerechnet vom Ablauf des betr. Urlaubsjahres an
Urlaubslisten
gerechnet vom Ablauf des folgenden Urlaubsjahres an
Vierteljahres- oder Jahresberichte der Rentämter über den Stand der Kassen
Frist beginnt mit der Entlastung für das betr. Haushaltsjahr
Nicht berücksichtigte Stellenbewerbungen
wenn nicht evtl. künftig Interesse am Bewerber besteht
Es können vernichtet
werden nach Ablauf
von 10 Jahren
Vorbedingung
Ausnahmen
Schriftgut über die Wahl ortskirchlicher Vertretungskörperschaften
Protokoll der Wahlhandlung, Wahlergebnis, Musterformblätter, Werbematerial, Wahlprüfungsergebnis, Vorgänge über evtl. Besonderheiten einer Wahl
Schriftwechsel über Grundstücksangelegenheiten
wenn keine Rechtsverbindlichkeit zustande kommt oder besteht
Vergütung für Religionsunterricht
Kirchensteuer- und Kirchgeldangelegenheiten, Reklamationen der Veranlagten (Kappung, Einzelfälle), Meldungen der Finanzämter wegen Niederschlagungen
nach Abschluss der einzelnen Fälle
Vorarbeiten zu Statistiken und Übersichten
Basisdaten müssen in Gesamtstatistiken enthalten bzw. ausgewertet sein
Statistische Übersichten, Gesamtstatistiken
Verträge über religiöse Kindererziehung
Routinefälle
Sonderfälle
Schriftwechsel über Trauung geschiedener Personen
Routinefälle
Sonderfälle
Schriftwechsel über Aufstellung der Haushaltspläne und Rechnungen, soweit er nicht über Baulast und Gefälle Aufschluss gibt
nur Schriftwechsel über …
Jahresrechnungen mit allen Anlagen müssen dauernd aufbewahrt werden, ebenso die Bescheide über die Prüfung der Jahresrechnungen (siehe Daueraufbewahrung)
Niederschriften über Kassenprüfungen
keine Beanstandungen
Schriftwechsel über Kassen- oder Rechnungsprüfungen
Erledigung der Prüfung und Entlastung
Schriftwechsel im Zusammenhang mit der Verpachtung kirchlicher Ländereien
die Frist beginnt mit dem Ende der Pachtzeit, Pachtzinsforderungen müssen erfüllt sein
Reisekostenabrechnungen (Einzelfälle),
Beihilfen (gesetzliche und sonstige Beihilfen)
Entlastung für das betreffende Haushaltsjahr muss erteilt sein
Geschäftsbücher und Buchungsunterlagen der Wirtschaftsbetriebe und Einrichtungen, die nach betriebswirtschaftlichen Grundsätzen verwaltet werden
Entlastung für das betreffende Haushaltsjahr muss erteilt sein
Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen werden dauernd aufbewahrt
Rechnungsurkunden, Kassen- und Rechnungsbelege aller Art (Belege sind alle schriftlichen Vorgänge, die Wertbewegungen dokumentieren) z.B.:
  • Buchungsbelege
  • Zahlungsanweisungen
  • Rechnungen
  • Quittungen
  • Fahrtenbücher
  • Portobücher
  • Freistemplerabrechnungen
die Frist beginnt jeweils mit der Entlastung für das betr. Haushaltsjahr
Belege über:
Erfüllung von Baulastverpflichtungen, auch jeder Schriftwechsel, der über Baulastverpflichtungen oder andere wichtige Rechtsverhältnisse Aufschluss gibt,
Leistung von Gefällen,
besondere Anschaffungen z.B. Glocken, Orgel u.a. bedeutsame und wertvolle Gegenstände,
Belege zu Baurechnungen bei Neubauten und Generalrenovierungen, Baurechnungen und Schlussabrechnungen über Baumaßnahmen größerer Art (ab DM 10.000,–)
Bank- und Postscheckkontoauszüge
dto. (siehe oben)
Kassenbücher und Kassenkladden, Hilfs- und Nebenbücher
dto. (siehe oben)
vgl. § 86 der Verordnung über die Vermögensverwaltung und das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen der EKHN
Haushaltsüberwachungslisten
dto. (siehe oben)
Unterlagen über:
  • Kollekten
  • Sammlungen
  • Spenden
  • Gaben
dto. (siehe oben)
Besoldungs-, Vergütungs- und Entlohnungsunterlagen (Listen u.ä.)
Berechnungsunterlagen
Gesamtlisten siehe Daueraufbewahrung, Besoldungs-, Vergütungs- und Lohnakten der einzelnen Mitarbeiter werden wie Personalakten behandelt
Es können vernichtet werden nach Ablauf von 30 Jahren
Vorbedingung
Ausnahmen
Prozessakten (Zivilprozesse, Arbeitsprozesse usw.)
wenn Rechtsstreit erledigt und nicht von besonderer Bedeutung
Prozesse, die für die Gemeinde besonderes Gewicht, Auswirkung oder Bedeutung hatten
Taufe Erwachsener (Einzelfälle)
Schuldurkunden (Darlehensverträge)
vollständige Rückzahlung des Darlehens
Unfallunterlagen
Erfüllung aller Ansprüche
Versicherungsunterlagen über Versicherungsfälle
nach Abgeltung aller Ansprüche
Versicherungsverträge (Policen) werden immer aufbewahrt
Verträge und Vertragsunterlagen
nach Erfüllung aller Ansprüche
Verträge, die zum Nachweis von Rechten und Pflichten dienen (Eigentum, Nutzung etc.)
Zahlungs- und Vollstreckungsbefehle
Erfüllung der Forderungen
Vorgänge über Bau- und Instandhaltungsmaßnahmen
Erfüllung aller Vertragsbedingungen, keine Reklamationen, Mängelrügen oder Rechtsstreitigkeiten
Baubeschreibung, Planung, Verträge, Finanzierungsplan, Schlussabrechnung, Einweihung, Grundsteinlegung, Zeichnungen, Statik
EDV (ADV) Programme und Systemdokumentationen, Datenflusspläne, Test- und Datensicherungsmaßnahmen
Generalhinweis: Neben Büchern und Belegen können aus Sicherheitsgründen an anderer Stelle Mikrofilme aufbewahrt werden, wenn die völlige Übereinstimmung mit den Unterschriften gesichert ist.
Wichtige Urkunden sind feuersicher, zumindest jedoch feuergeschützt aufzubewahren.
Dauernd aufzubewahren sind:
Bemerkungen
Schriftgut, das über die Gründung, den Bestand und den Bekenntnisstand der Kirchengemeinde Auskunft gibt
z.B.: Gemeindegebiet, Ein-, Um-, Ausgemeindungen, Gebietsänderungen, Vermögensauseinandersetzungen, Gemarkungskarten, Bebauungspläne
Errichtung und Besetzung von Pfarrstellen und allen sonstigen Mitarbeiterstellen der Kirchengemeinde
Kirchenbücher, Pfarr- und Gemeindechronik, Vorgänge über besondere Gemeindeereignisse
vgl. Verwaltungsverordnung über die Kirchengemeinden und Pfarrchronik v. 16.11.1971, Amtsblatt 1972 S. 27
Programme und Berichte über Inhalt und Verlauf kirchlicher Gemeindeveranstaltungen
auch Konferenzen, Synoden, Visitationen u.ä.
Zahlen, Daten, Fakten, Statistiken des kirchlichen Lebens
Summarische Angaben über Spendenergebnisse.
Haushaltsplan mit allen Anlagen, Jahresrechnung und Prüfung der Jahresrechnung (Prüfungsbescheid)
vgl. § 86 der Verordnung über die Vermögensverwaltung und das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen der EKHN
Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen
gilt für Einrichtungen, die wie Wirtschaftsbetriebe nach betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten geführt werden
Satzungen und sonstige von der Kirchengemeinde beschlossene Rechtsgrundlagen (einschließlich Vorarbeiten dazu)
Gesetze, Verordnungen, Durchführungsverordnungen u.ä.
soweit nicht ohnehin in Amtsblättern u.ä. Sammlungen vorhanden
Amtsblätter, Gesetz- und Verordnungsblätter sowie sonstige Rechts- und Vorschriftensammlungen
Vernichtung kann nur nach vorherigem Einverständnis des Zentralarchives der EKHN vorgenommen werden
Pläne, Zeichnungen, Statik, Schlussabrechnungen und Beschreibungen über Gebäude, Baumaßnahmen und Denkmale
Schriftliche Unterlagen über Kunstgegenstände und Kunstwerke
Unterlagen über Einweihungsfeiern, Grundsteinlegungen
Gräber und Beerdigungsverzeichnisse
Geschäfts- und Dienstanweisungen, Organisationspläne
Sollen Einblick in die Arbeit und Kooperation bieten
Aktenplan, Aktenverzeichnis, Findbücher
Besoldungs-, Vergütungs- und Lohnlisten
Aufschluss über Einkommensverhältnisse, wichtig auch für evtl. Anfragen betr. Sozialversicherungen u.ä.
Melderegister, Karteien, Einwohnerübersichten, Adressbücher
Urkunden über Stiftungen und Schenkungen, Sonder- und Gewohnheitsrechte, Erbbaurechte sowie über wichtige Familien- und Erbrechtsverhältnisse, die in Verbindung mit der Kirchengemeinde stehen
Verträge über wichtige Rechte und Pflichten bzw. Verpflichtungen mit dazugehörigen Unterlagen
z.B. Rechte an Grundstücken und andere dauernde Rechte, ebenso über dauernde Lasten und Verbindlichkeiten
Verträge über Erwerb oder Veräußerung von Eigentum aller Art (Grundstücke, Gebäude und sonstige Gegenstände von nicht geringem Wert) mit dazugehörigen Unterlagen
Personalakten
von besonderen Persönlichkeiten in der Gemeinde, besonders verdienstvollen Mitarbeitern, Pfarrern und Pfarrvikaren (siehe besondere Regelung für Personalakten nächste Seite!)
Sonstiges Schriftgut über grundsätzliche und allgemeine Angelegenheiten, dessen Vernichtung nachteilig sein könnte
Schriftgut von allgemeiner geschichtlicher, wirtschaftlicher und rechtlicher Bedeutung
z.B. auch interessante Forschungsarbeiten, bei denen das Gemeindearchiv benutzt wurde
Schriftgut, das einen Beitrag zur Lokal-Historie leisten kann
Kassationsprotokolle
siehe Aufbewahrungsrichtlinien II/2.5
Unterlagen über Kirchenaustritte
Unterlagen über Datenschutz
Personalakten einschl. Personalbeiakten (vgl. Personalaktenordnung1#)
können vernichtet werden
Ausnahmen
a)
von Beamten, die ohne Gewährung von Versorgungsleistungen ausgeschieden sind
5 Jahre nach Ablauf des 65. Lebensjahres
Personalakten von besonderen Persönlichkeiten in der Gemeinde, von besonders verdienstvollen Mitarbeitern, von Pfarrern und Pfarrvikaren
b)
von ausgeschiedenen Angestellten und Arbeitern
5 Jahre nach Ablauf des 65. Lebensjahres
c)
von verstorbenen Beamten oder Ruhestandsbeamten ohne versorgungsberechtigten (auch im Sinne von Kannleistungen) Hinterbliebenen
5 Jahre nach Ablauf des Todesjahres
d)
von verstorbenen Beamten oder Ruhestandsbeamten mit versorgungsberechtigten (auch im Sinne von Kannleistungen) Hinterbliebenen
5 Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die letzte Versorgungsverpflichtung entfallen ist
e)
von verstorbenen Angestellten und Arbeitern
5 Jahre nach Ablauf des Todesjahres
f)
Personalbeiakten über:
Urlaub
5 Jahre nach Ablauf des Urlaubsjahres
Beihilfen
10 Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die Beihilfe gewährt wurde
g)
Versorgungsakten
10 Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die letzte Versorgungszahlung geleistet wurde, jedoch 30 Jahre in Fällen, in denen der Versorgungsanspruch wieder aufleben kann

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Nr. 975.