Mahnschreiben

nach Erledigung

bei kleinen Beträgen bis DM 100,– sofort vernichten

Unverlangte Prospekte und Angebote

kein Interesse

sofort vernichten

Umzugsmeldungen von Gemeindegliedern

nach Eintragung in die Karteien

Schriftwechsel über Urlaubsvertretungen und kurzzeitige Krankheitsvertretungen

nach Ablauf des Kalenderjahres

Schriftwechsel über Ausstellung einzelner pfarramtlicher Zeugnisse

nach Erledigung

Besonderheiten

Überweisungen zum Konfirmanden- und Religionsunterricht

Schriftwechsel über Benutzung kirchlicher Archivalien

nach Abschluss der Angelegenheit

a)

Benutzungsanträge mit Angabe des Forschungsgegenstandes aufbewahren

b)

historisch aufschlussreiche Auskünfte

Einmalige Aufforderung zur Amtshilfe

nach deren Abschluss

Kollektenabkündigungen

Schriftgut über besondere, einmalige Kollekten

Regelung der Gottesdienste zu bestimmten Festzeiten

Schriftgut über besondere, einmalige Gottesdienste

Handzettel und Anschläge über regelmäßige Gottesdienste und die üblichen kirchlichen Veranstaltungen

ordentliche Führung eines Abkündigungsbuches

Unterlagen für die Amtshandlungen und deren Eintragung in die Kirchenbücher

• von Standesämtern
• Amtsgerichten
• sonstigen Ortsbehörden
• von Privatpersonen (Anmeldungen)

Erledigung der Amtshandlung und vollständige, ordnungsgemäße Eintragung in die Kirchenbücher bzw. Karteien

Urkunden über Amtshandlungen (Trauung, Taufe etc.)

Bekanntmachungen der Kirchenverwaltung (Umdrucke) über Angelegenheiten von zeitlich eng begrenzter Bedeutung

nach deren Erledigung

Besonderheiten

Schriftwechsel über Ausstellung einzelner Kirchenbuchauszüge

Abschluss der Angelegenheit und Bezahlung der Gebühr

Anfragen: eigene und fremde, ohne und mit Angebotsfolge

kein Vertragsabschluss

Lieferscheine

Lieferung ist vertragsgemäß erfolgt

soweit nicht Buchungsunterlagen

Umschläge von Einschreibe- und Wertbriefen

wenn als Portokassenbeleg nötig

Korrespondenz unwichtiger Art (z.B. Anfragen, Auskünfte)

keine Folgewirkung, kein Erinnerungswert

Geschäftsberichte von Banken, Börsenberichte, Bilanzen

von Gesellschaften, an denen kirchliche Stellen nicht beteiligt sind

wenn kein Interesse, sofort vernichten

Rundschreiben kirchlicher Werke, Einrichtungen und Vereine

wenn nur von kurzfristiger Bedeutung und ohne Erinnerungswert

soweit nicht der Inhalt ein längeres oder kürzeres Aufbewahren ratsam erscheinen lässt

Schriftwechsel über die Organisation und Vorbereitung von:

• Synoden
• Sitzungen der Gemeindeorgane
• Pfarr- und Dekanatskonferenzen
• Konferenzen allgemein
• Bibelwochen
• Visitationen
• Tagungen, Sitzungen und kirchengemeindliche Veranstaltungen aller Art

wenn nicht als Hilfe (Muster) für die Organisation gleicher Veranstaltungen notwendig

Protokolle, Schriftwechsel oder Berichte, die über den Inhalt und Verlauf der Veranstaltung Auskunft geben

Dimissorialien

Routinefälle

besondere Fälle

Schriftwechsel über abgeschlossene diakonische Betreuungsfälle

besonders zeittypische oder seltene Fälle

An- und Abmeldungen zum Kindergarten, zu kirchlichen Gruppen, Vereinen usw.

nach dem Ausscheiden des Mitgliedes

Schriftwechsel über die Wahlen zu kirchlichen Körperschaften

nach Ablauf der Anfechtungsfrist

das übrige Schriftgut betreffs Wahlen siehe unter 10-Jahresfrist

Posteinlieferungsbücher

wenn kein Belegwert

Skizzen zur Genehmigung von Grabsteinen (Grabdenkmale)

künstlerisch wertvolle Grabsteine und solche von bedeutenden Persönlichkeiten

Urlaubs- und Dienstbefreiungsvorgänge, Krankmeldungen

gerechnet vom Ablauf des betr. Urlaubsjahres an

Urlaubslisten

gerechnet vom Ablauf des folgenden Urlaubsjahres an

Vierteljahres- oder Jahresberichte der Rentämter über den Stand der Kassen

Frist beginnt mit der Entlastung für das betr. Haushaltsjahr

Nicht berücksichtigte Stellenbewerbungen

wenn nicht evtl. künftig Interesse am Bewerber besteht

Schriftgut über die Wahl ortskirchlicher Vertretungskörperschaften

Protokoll der Wahlhandlung, Wahlergebnis, Musterformblätter, Werbematerial, Wahlprüfungsergebnis, Vorgänge über evtl. Besonderheiten einer Wahl

Schriftwechsel über Grundstücksangelegenheiten

wenn keine Rechtsverbindlichkeit zustande kommt oder besteht

Vergütung für Religionsunterricht

Kirchensteuer- und Kirchgeldangelegenheiten, Reklamationen der Veranlagten (Kappung, Einzelfälle), Meldungen der Finanzämter wegen Niederschlagungen

nach Abschluss der einzelnen Fälle

Vorarbeiten zu Statistiken und Übersichten

Basisdaten müssen in Gesamtstatistiken enthalten bzw. ausgewertet sein

Statistische Übersichten, Gesamtstatistiken

Verträge über religiöse Kindererziehung

Routinefälle

Sonderfälle

Schriftwechsel über Trauung geschiedener Personen

Routinefälle

Sonderfälle

Schriftwechsel über Aufstellung der Haushaltspläne und Rechnungen, soweit er nicht über Baulast und Gefälle Aufschluss gibt

nur Schriftwechsel über …

Jahresrechnungen mit allen Anlagen müssen dauernd aufbewahrt werden, ebenso die Bescheide über die Prüfung der Jahresrechnungen (siehe Daueraufbewahrung)

Niederschriften über Kassenprüfungen

keine Beanstandungen

Schriftwechsel über Kassen- oder Rechnungsprüfungen

Erledigung der Prüfung und Entlastung

Schriftwechsel im Zusammenhang mit der Verpachtung kirchlicher Ländereien

die Frist beginnt mit dem Ende der Pachtzeit, Pachtzinsforderungen müssen erfüllt sein

Reisekostenabrechnungen (Einzelfälle),
Beihilfen (gesetzliche und sonstige Beihilfen)

Entlastung für das betreffende Haushaltsjahr muss erteilt sein

Geschäftsbücher und Buchungsunterlagen der Wirtschaftsbetriebe und Einrichtungen, die nach betriebswirtschaftlichen Grundsätzen verwaltet werden

Entlastung für das betreffende Haushaltsjahr muss erteilt sein

Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen werden dauernd aufbewahrt

Rechnungsurkunden, Kassen- und Rechnungsbelege aller Art (Belege sind alle schriftlichen Vorgänge, die Wertbewegungen dokumentieren) z.B.:

die Frist beginnt jeweils mit der Entlastung für das betr. Haushaltsjahr

Belege über:
Erfüllung von Baulastverpflichtungen, auch jeder Schriftwechsel, der über Baulastverpflichtungen oder andere wichtige Rechtsverhältnisse Aufschluss gibt,
Leistung von Gefällen,
besondere Anschaffungen z.B. Glocken, Orgel u.a. bedeutsame und wertvolle Gegenstände,
Belege zu Baurechnungen bei Neubauten und Generalrenovierungen, Baurechnungen und Schlussabrechnungen über Baumaßnahmen größerer Art (ab DM 10.000,–)

Bank- und Postscheckkontoauszüge

dto. (siehe oben)

Kassenbücher und Kassenkladden, Hilfs- und Nebenbücher

dto. (siehe oben)

vgl. § 86 der Verordnung über die Vermögensverwaltung und das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen der EKHN

Haushaltsüberwachungslisten

dto. (siehe oben)

Unterlagen über:

• Kollekten
• Sammlungen
• Spenden
• Gaben

dto. (siehe oben)

Besoldungs-, Vergütungs- und Entlohnungsunterlagen (Listen u.ä.)

Berechnungsunterlagen

Gesamtlisten siehe Daueraufbewahrung, Besoldungs-, Vergütungs- und Lohnakten der einzelnen Mitarbeiter werden wie Personalakten behandelt

Prozessakten (Zivilprozesse, Arbeitsprozesse usw.)

wenn Rechtsstreit erledigt und nicht von besonderer Bedeutung

Prozesse, die für die Gemeinde besonderes Gewicht, Auswirkung oder Bedeutung hatten

Taufe Erwachsener (Einzelfälle)

Schuldurkunden (Darlehensverträge)

vollständige Rückzahlung des Darlehens

Unfallunterlagen

Erfüllung aller Ansprüche

Versicherungsunterlagen über Versicherungsfälle

nach Abgeltung aller Ansprüche

Versicherungsverträge (Policen) werden immer aufbewahrt

Verträge und Vertragsunterlagen

nach Erfüllung aller Ansprüche

Verträge, die zum Nachweis von Rechten und Pflichten dienen (Eigentum, Nutzung etc.)

Zahlungs- und Vollstreckungsbefehle

Erfüllung der Forderungen

Vorgänge über Bau- und Instandhaltungsmaßnahmen

Erfüllung aller Vertragsbedingungen, keine Reklamationen, Mängelrügen oder Rechtsstreitigkeiten

Baubeschreibung, Planung, Verträge, Finanzierungsplan, Schlussabrechnung, Einweihung, Grundsteinlegung, Zeichnungen, Statik

EDV (ADV) Programme und Systemdokumentationen, Datenflusspläne, Test- und Datensicherungsmaßnahmen

Schriftgut, das über die Gründung, den Bestand und den Bekenntnisstand der Kirchengemeinde Auskunft gibt

z.B.: Gemeindegebiet, Ein-, Um-, Ausgemeindungen, Gebietsänderungen, Vermögensauseinandersetzungen, Gemarkungskarten, Bebauungspläne

Errichtung und Besetzung von Pfarrstellen und allen sonstigen Mitarbeiterstellen der Kirchengemeinde

Kirchenbücher, Pfarr- und Gemeindechronik, Vorgänge über besondere Gemeindeereignisse

vgl. Verwaltungsverordnung über die Kirchengemeinden und Pfarrchronik v. 16.11.1971, Amtsblatt 1972 S. 27

Programme und Berichte über Inhalt und Verlauf kirchlicher Gemeindeveranstaltungen

auch Konferenzen, Synoden, Visitationen u.ä.

Zahlen, Daten, Fakten, Statistiken des kirchlichen Lebens

Summarische Angaben über Spendenergebnisse.

Haushaltsplan mit allen Anlagen, Jahresrechnung und Prüfung der Jahresrechnung (Prüfungsbescheid)

vgl. § 86 der Verordnung über die Vermögensverwaltung und das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen der EKHN

Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen

gilt für Einrichtungen, die wie Wirtschaftsbetriebe nach betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten geführt werden

Satzungen und sonstige von der Kirchengemeinde beschlossene Rechtsgrundlagen (einschließlich Vorarbeiten dazu)

Gesetze, Verordnungen, Durchführungsverordnungen u.ä.

soweit nicht ohnehin in Amtsblättern u.ä. Sammlungen vorhanden

Amtsblätter, Gesetz- und Verordnungsblätter sowie sonstige Rechts- und Vorschriftensammlungen

Vernichtung kann nur nach vorherigem Einverständnis des Zentralarchives der EKHN vorgenommen werden

Pläne, Zeichnungen, Statik, Schlussabrechnungen und Beschreibungen über Gebäude, Baumaßnahmen und Denkmale

Schriftliche Unterlagen über Kunstgegenstände und Kunstwerke

Unterlagen über Einweihungsfeiern, Grundsteinlegungen

Gräber und Beerdigungsverzeichnisse

Geschäfts- und Dienstanweisungen, Organisationspläne

Sollen Einblick in die Arbeit und Kooperation bieten

Aktenplan, Aktenverzeichnis, Findbücher

Besoldungs-, Vergütungs- und Lohnlisten

Aufschluss über Einkommensverhältnisse, wichtig auch für evtl. Anfragen betr. Sozialversicherungen u.ä.

Melderegister, Karteien, Einwohnerübersichten, Adressbücher

Urkunden über Stiftungen und Schenkungen, Sonder- und Gewohnheitsrechte, Erbbaurechte sowie über wichtige Familien- und Erbrechtsverhältnisse, die in Verbindung mit der Kirchengemeinde stehen

Verträge über wichtige Rechte und Pflichten bzw. Verpflichtungen mit dazugehörigen Unterlagen

z.B. Rechte an Grundstücken und andere dauernde Rechte, ebenso über dauernde Lasten und Verbindlichkeiten

Verträge über Erwerb oder Veräußerung von Eigentum aller Art (Grundstücke, Gebäude und sonstige Gegenstände von nicht geringem Wert) mit dazugehörigen Unterlagen

Personalakten

von besonderen Persönlichkeiten in der Gemeinde, besonders verdienstvollen Mitarbeitern, Pfarrern und Pfarrvikaren (siehe besondere Regelung für Personalakten nächste Seite!)

Sonstiges Schriftgut über grundsätzliche und allgemeine Angelegenheiten, dessen Vernichtung nachteilig sein könnte

Schriftgut von allgemeiner geschichtlicher, wirtschaftlicher und rechtlicher Bedeutung

z.B. auch interessante Forschungsarbeiten, bei denen das Gemeindearchiv benutzt wurde

Schriftgut, das einen Beitrag zur Lokal-Historie leisten kann

Kassationsprotokolle

siehe Aufbewahrungsrichtlinien II/2.5

Unterlagen über Kirchenaustritte

Unterlagen über Datenschutz

a)

von Beamten, die ohne Gewährung von Versorgungsleistungen ausgeschieden sind

5 Jahre nach Ablauf des 65. Lebensjahres

Personalakten von besonderen Persönlichkeiten in der Gemeinde, von besonders verdienstvollen Mitarbeitern, von Pfarrern und Pfarrvikaren

b)

von ausgeschiedenen Angestellten und Arbeitern

5 Jahre nach Ablauf des 65. Lebensjahres

c)

von verstorbenen Beamten oder Ruhestandsbeamten ohne versorgungsberechtigten (auch im Sinne von Kannleistungen) Hinterbliebenen

5 Jahre nach Ablauf des Todesjahres

d)

von verstorbenen Beamten oder Ruhestandsbeamten mit versorgungsberechtigten (auch im Sinne von Kannleistungen) Hinterbliebenen

5 Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die letzte Versorgungsverpflichtung entfallen ist

e)

von verstorbenen Angestellten und Arbeitern

5 Jahre nach Ablauf des Todesjahres

f)

Personalbeiakten über:

Urlaub

5 Jahre nach Ablauf des Urlaubsjahres

Beihilfen

10 Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die Beihilfe gewährt wurde

g)

Versorgungsakten

10 Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die letzte Versorgungszahlung geleistet wurde, jedoch 30 Jahre in Fällen, in denen der Versorgungsanspruch wieder aufleben kann