Der von der Kirchensynode beschlossene Kollektenplan ist im Amtsblatt zu veröffentlichen.

Die Höhe der Kollekte ist nach der Zählung durch die zwei zählenden Kirchenvorsteher (§ 9 Kollektenordnung²#) in der »Kirchlichen Statistik« Heft 2 – Kollekten und Gaben – zu bescheinigen.

( 1 ) 1 Sämtliche Kollekteneingänge aufgrund der Kollektenordnung sind unter der Verantwortung des Kirchenvorstandes durch einen Kollektenrechner in einer besonderen Kollektenkasse zu verwalten. 2 Dabei darf die Kollektenkasse nicht mit Aufgaben betraut werden, die in die Zuständigkeit der Kirchenkasse fallen. 3 Werden für Ausgaben aufgrund des Haushaltsplanes Kollekten erhoben oder Mittel der Kollektenkasse bereitgestellt, so sind sie der Kirchenkasse zuzuführen und dort nachzuweisen.

( 2 ) 1 Der Kollektenrechner ist sorgfältig auszuwählen. 2 In der Regel wird ein Kirchenvorsteher oder ein anderes dazu geeignetes Gemeindeglied herangezogen. 3 Die Verwaltung der Kollektenkasse können auch der Kirchenrechner, haupt- oder nebenamtliche Mitarbeiter der Kirchengemeinde, geeignete Gemeindeglieder sowie das Rentamt übernehmen.

( 3 ) 1 Das Kollektenrechneramt ist ein Ehrenamt. 2 Da das Amt Opfergaben verwaltet, soll kein Ersatz persönlicher Aufwendungen stattfinden. 3 Ausnahmen bedürfen der Genehmigung durch die Kirchenverwaltung. 4 Sachliche Aufwendungen, die aus der Verwaltung der Kollektenkasse entstehen, sind aus ordentlichen Haushaltsmitteln zu bestreiten.

( 4 ) 1 Die Kollektenkasse kann aufgrund eines Beschlusses des Kirchenvorstandes auch beim Pfarramt geführt werden. 2 In diesem Falle ist der Pfarrstelleninhaber oder der Verwalter der Pfarrstelle für die Verwaltung wie ein Kollektenrechner verantwortlich.

( 5 ) Der Beschluss über die Führung der Kollektenkasse beim Pfarramt und über die Beauftragung des Kollektenrechners ist mit Angaben zur Person des Kollektenrechners dem Dekanat anzuzeigen.

( 1 ) Die Bücher der Kollektenkasse sind nach den jeweiligen Bedürfnissen einzurichten; mindestens ist jedoch ein Kassenbuch zu führen, aus dem die folgenden Angaben hervorgehen:

1. die laufende Nummer der Eintragung,
2. der Erhebungs- oder Zahltag,
3. der Einzahler, der Empfänger und der Zweck des Kassenvorgangs,
4. die Gesamtbetragsspalten für Einnahmen und Ausgaben,
5. die Einnahmen- und Ausgabenspalten für ablieferungspflichtige Kollekten,
6. die Kollekten der eigenen Gemeinde,
7. sonstige Einnahmen und Ausgaben (Sammlungen, Spenden, Gaben u.ä.).

( 2 ) 1 Alle Einnahmen und Ausgaben müssen belegt sein. 2 Die Belege sind in der Reihenfolge der Eintragung in das Kassenbuch sorgfältig zu sammeln und zehn Jahre mit den Kassenbüchern aufzubewahren. 3 Das in § 2 genannte Heft 2 der »Kirchlichen Statistik« gilt als Einnahmebeleg.

( 3 ) 1 Das Kassenbuch ist mindestens zum 30. Juni und zum 31. Dezember eines jeden Jahres abzuschließen. 2 Beim Abschluss ist der Bestand durch Abziehen der Ausgaben von den Einnahmen darzustellen und mit dem Kassenbestand abzustimmen. 3 Der beim Jahresabschluss ermittelte Bestand ist auf das folgende Rechnungsjahr zu übertragen.

( 4 ) Die Einnahmen und Ausgaben der Kollektenkasse sind entsprechend der Gliederung des Kassenbuches auf einem besonderen Formblatt als Anlage zur Haushaltsrechnung der Kirchengemeinde so nachzuweisen, dass der Stand am Ende des Rechnungsjahres erkennbar ist.

( 5 ) Wird für die Kollektenkasse bei einer Bank oder einem anderen Geldinstitut ein laufendes Konto eingerichtet, so muss es die Bezeichnung »Kollektenkasse der Evangelischen Kirchengemeinde« unter Zusatz des Namens der Kirchengemeinde führen.

( 6 ) 1 Dies gilt in gleicher Weise für Sparbücher. 2 Sie müssen einen Sperrvermerk tragen. 3 Es ist unzulässig, bei Anlage von Geldern auf Sparbüchern oder in entsprechender Art diese aus dem Nachweis über die Kollektenkasse der Kirchengemeinde auszuscheiden.

( 1 ) 1 Über Kollekten, die für andere erhoben werden, hat der Kirchenvorstand kein Verfügungsrecht. 2 Mit ihrer Erhebung steht das Verfügungsrecht dem Empfänger zu, für den sie erbeten wurden. 3 Sie sind vom Kollektenrechner oder dem sonst Verantwortlichen (§ 3 Abs. 2 und 4) spätestens 1 Monat nach der Erhebung, soweit sie verbindliche oder empfohlene Kollekten sind, an den vom Dekanatssynodalvorstand zu bestellenden Kollektenrechner oder, soweit sie freigestellte Kollekten, sind, unmittelbar an den Empfänger abzuführen.

( 2 ) 1 Der Dekanatskollektenrechner sammelt die eingehenden Kollektenerträge und leitet sie unter Angabe der Nummer und der näheren Bezeichnung der Kollekte im Kollektenplan an die in diesem bezeichnete Stelle weiter. 2 Über den Ertrag von Kollekten, die danach unmittelbar an den Empfänger abzuführen sind, ist der Kirchenverwaltung zu berichten.

( 3 ) Für den Dekanatskollektenrechner und die Verwaltung der Kollekten gelten die Vorschriften des § 3 Abs. 1, 2 und 4 und des § 4 entsprechend.

( 1 ) Über die Kollekte für die Diakonie der Gemeinde (Klingelbeutel, § 6 Abs. 5 Kollektenordnung³#) sowie über Kollekten, die für örtliche kirchliche Zwecke erhoben werden, verfügt entsprechend der Kirchenordnung der Kirchenvorstand.

( 2 ) Soweit der Kirchenvorstand aus Kollektenmitteln, die seiner Verfügung unterstehen, dem Pfarrer der Kirchengemeinde bestimmte Beträge zur freien Verwendung in der Gemeinde überlassen hat, hat der Pfarrer über die Verwendung Buch zu führen.

( 3 ) 1 Der Kirchenvorstand kann dem Diakonieausschuss der Kirchengemeinde für seine Aufgaben zur freien Verwendung Kollektenmittel überlassen. 2 Der Vorsitzende des Diakonieausschusses hat über die Verwendung der Mittel Buch zu führen. 3 Der Kirchenvorstand kann über die Verwendung dieser Mittel Bericht und über die ordnungsmäßige Durchführung Rechenschaft verlangen.

( 1 ) 1 Spenden sind ihrer Bestimmung entsprechend entweder über die Kirchenkasse oder die Kollektenkasse abzurechnen. 2 Die Vorschriften des § 9 gelten entsprechend.

( 2 ) Der Kirchenvorstand ist über den Eingang von Spenden regelmäßig zu unterrichten.

( 3 ) 1 Spenden, über die der Pfarrer nach dem Willen des Spenders bezüglich ihrer Zweckbestimmung und Verwendung frei verfügen kann, sind in der Kollektenkasse zu verwalten. 2 Auf Wunsch des Spenders ist sein Name geheim zu halten. 3 § 9 Abs. 4 bleibt unberührt.

( 1 ) 1 öffentliche Haus- und Straßensammlungen bedürfen einer Genehmigung durch die Kirchenverwaltung. 2 Sie unterstehen der Aufsicht des Vorsitzenden des Kirchenvorstandes.

( 2 ) 1 Die Sammler sind mit fortlaufend nummerierten Durchschreibeblocks auszustatten. 2 Werden Sammellisten verwandt, so sind diese ebenfalls fortlaufend zu nummerieren. 3 Die Ausgabe und Rückgabe dieser Sammlungsunterlagen ist schriftlich festzuhalten.

( 3 ) 1 Die Sammler sind in jedem Falle mit einem gültigen Ausweis zu versehen. 2 Der Ausweis ist nach Abschluss der Sammlung einzuziehen. 3 Er kann auch auf der Sammelliste eingetragen werden.

( 4 ) Sämtliche Sammlungsunterlagen sind zehn Jahre zur Nachprüfung aufzubewahren.

( 5 ) Die Vorschriften der staatlichen Sammlungsgesetze sind zu beachten.

( 1 ) Die ordnungsgemäße Feststellung der Sammlungserträge aufgrund der Sammlungsunterlagen hat durch eine Feststellungsbescheinigung zu geschehen, die mit Datum zu versehen und vom Vorsitzenden des Kirchenvorstandes zu unterschreiben ist.

( 2 ) 1 Soweit es sich um Sammlungen für kirchengemeindliche Zwecke (Orgeln, Uhren, Glocken u.ä.) handelt, sind die Erträge unmittelbar an die zuständige Kirchenkasse abzuführen. 2 Die mit der Feststellungsbescheinigung versehenen Erhebungsunterlagen dienen der Beurkundung in der Haushaltsrechnung.

( 3 ) 1 Soweit es sich um Sammlungen für diakonische Zwecke handelt, sind die Erträge unmittelbar an die Kollektenkasse abzuführen. 2 Die Erträge sind umgehend an die Empfangsberechtigten weiterzuleiten.

( 4 ) Werden Kollektenmittel aus freigestellten Kollekten oder Mittel aus Spenden ohne Zweckbestimmung durch Abkündigung oder durch späteren Beschluss des Kirchenvorstandes für kirchengemeindliche Zwecke gemäß Abs. 2 bestimmt, so sind sie gleichfalls von der Kollektenkasse an die Kirchenkasse abzuführen.

( 1 ) 1 Die Kirchenvorstände sind verpflichtet, die Kollektenkasse einmal im Jahr zu prüfen. 2 Mit der Prüfung sollen zwei Mitglieder des Kirchenvorstandes beauftragt werden. 3 Das Ergebnis ist in einem Prüfungsprotokoll niederzulegen. 4 Das Prüfungsprotokoll wird in der Registratur des Pfarramtes verwahrt.

( 2 ) Zur Erleichterung der Prüfung wird dem Kirchenvorstand von der Kirchenverwaltung ein Formblatt zur Verfügung gestellt.

( 3 ) 1 Die Dekanatssynodalvorstände haben darüber zu wachen, dass die Kirchenvorstände die ihnen aufgrund der Kollekten- und Kollektenverwaltungsordnung obliegenden Pflichten ordnungsgemäß wahrnehmen. 2 Zu diesem Zweck haben sie sich je einen Durchschlag der Prüfungsprotokolle der vorgeschriebenen Pflichtprüfung spätestens bis zum 31. März des folgenden Jahres vorlegen zu lassen. 3 Wo dies nicht geschieht oder Mängel festgestellt oder vermutet werden, hat der Dekanatssynodalvorstand die Prüfung von sich aus vorzunehmen. 4 Steht ihm hierfür kein geeignetes Mitglied der Dekanatssynode zur Verfügung, so kann hierfür auch die Hilfe des Rechnungsprüfungsamtes der Evangelischen Kirche in Hessen und Nassau in Anspruch genommen werden. 5 Die Dekanatssynodalvorstände verkehren in diesem Falle unmittelbar mit dem Rechnungsprüfungsamt.

( 4 ) 1 Werden schwerwiegende Mängel in einer Kollektenkasse festgestellt, die nicht sofort bereinigt werden können, so hat der Vorsitzende des Kirchenvorstandes binnen 24 Stunden den Dekan zu verständigen. 2 Dieser entscheidet, ob und binnen welcher Frist Bericht an die Kirchenverwaltung zu erfolgen hat. 3 Ein Bericht ist besonders dann erforderlich, wenn der Verdacht einer strafbaren Handlung besteht.

( 5 ) Ergeben sich bei der Prüfungstätigkeit des Rechnungsprüfungsamtes Tatbestände, die den Einblick in die Kollektenkasse und ihre Prüfung notwendig machen, so ist das Rechnungsprüfungsamt gehalten, unmittelbar von sich aus zur Klärung des Sachverhaltes beizutragen.

Verletzen die mit der Verwaltung der Kollekten Beauftragten schuldhaft ihre Pflichten, so können sie nach den Vorschriften des bürgerlichen Rechts für den entstandenen Schaden haftbar gemacht werden, soweit nicht eine beamtenrechtliche Haftung gegeben ist.

Die Dekanatssynodalvorstände berichten alljährlich bis zum 30. Juni eines jeden Jahres der Kirchenverwaltung, ob und mit welchem Ergebnis die Prüfung der Kollektenkassen in den Kirchengemeinden ihres Dekanats durchgeführt wurde.

( 1 ) 1 Nach der Visitationsordnung⁴# führt der Dekan zusammen mit Mitgliedern des Dekanatssynodalvorstandes Verwaltungsvisitationen durch. 2 Zu den besonderen Aufgaben der Verwaltungsvisitation gehört die Einsichtnahme in die Kassengeschäfte der Kirchengemeinde. 3 Dabei ist die Kollektenkasse genau zu prüfen.

( 2 ) 1 Der Dekan lässt sich die Buchführung des Pfarrers über die ihm gemäß § 6 Abs. 2 zur freien Verfügung überlassenen Beträge und die dazugehörige Kasse vorlegen. 2 Die Einsichtnahme des Dekans beschränkt sich auf die ordentliche Verwaltung. 3 Sie dient der Absicherung des Pfarrers gegen jeden falschen Verdacht.

( 3 ) Bei der Verwaltungsvisitation der Gemeinde des Dekans werden die Aufgaben nach Abs. 2 durch den Vorsitzenden der Dekanatssynode wahrgenommen.

( 1 ) Diese Verordnung tritt mit Wirkung vom 1. Januar 1977 in Kraft.

( 2 ) Die Verordnung über Kollekten, Spenden und Sammlungen (Kollektenordnung) vom 6. November 1967 (ABl. 1967 S. 224) wird aufgehoben.