Satzung der Kirchlichen Arbeitsgemeinschaft
zur Einrichtung eines gemeinsamen Gemeindebüros in Schotten¹#

(1) Die Evangelischen Kirchengemeinden Betzenrod, Breungeshain, Busenborn, Götzen, Michelbach, Rainrod, Rudingshain und Schotten bilden eine Arbeitsgemeinschaft zur Errichtung und Unterhaltung eines gemeinsamen Gemeindebüros. Das Gemeindebüro nimmt alle den Kirchengemeinden obliegenden Verwaltungsaufgaben wahr.

(2) Die Zusammenarbeit dient dem Erhalt der Infrastruktur der Kirchengemeinden im Verwaltungsbereich. Dabei sollen folgende Ziele erreicht werden:

1. die Konzentration von Verwaltungsaufgaben in einer gemeinsamen Organisationseinheit,

2. die Stärkung, Optimierung und Vernetzung der Verwaltungsabläufe,

3. die Kommunikation neuer einheitlicher Arbeitsabläufe,

4. die Gewährleistung von Qualitätsstandards,

5. die Konzentration der Personalhoheit.

(1) Die Evangelische Kirchengemeinde Schotten unterhält ein gemeinsames Gemeindebüro für die an der Arbeitsgemeinschaft beteiligten Kirchengemeinden.

(2) Das gemeinsame Gemeindebüro wird in Schotten eingerichtet. Hierzu sollen Räume angemietet werden. Es können Außenstellen in Breungeshain, Rainrod und Rudingshain eingerichtet werden.

(3) Die an der Kooperation beteiligten Kirchengemeinden bringen ihre Sekretariatsstellenanteile in das gemeinsame Gemeindebüro ein.

(4) Zum Zeitpunkt des Abschlusses dieser Vereinbarung werden folgende Stellenanteile von jeder Kirchengemeinde eingebracht:

Die Stellenanteile können sich später im Rahmen von Haushaltsplanberatungen und -genehmigungen ändern.

(5) Im Rahmen der gesamtkirchlichen Verwaltungsunterstützung erhalten die Kirchengemeinden für die Dauer der Kooperation zusätzliche Mittel zur Sicherung und Erweiterung der Stellenumfänge.

(6) Die bisherigen Gemeindesekretärinnen der beteiligten Kirchengemeinden werden am 1. Januar 2021 von der Kirchengemeinde Schotten als Anstellungsträger übernommen.

(7) Sollten nach dem Tag des lnkrafttretens dieser öffentlich-rechtlichen Vereinbarung weitere Kirchengemeinden in der Region den Wunsch äußern, dieser Vereinbarung mit beizutreten, erklären sich die bisher beteiligten acht Kirchengemeinden bereit, dieses Ansinnen unter Berücksichtigung der dann zum jeweiligen Zeitpunkt geltenden kirchenrechtlichen Bestimmungen zu prüfen – und soweit den acht Kirchengemeinden dadurch kein Nachteil entsteht, dem Ansinnen grundsätzlich statt zu geben. Das Nähere regelt dann ein mit den Antragstellern auszuarbeitender Nachtrag zu dieser öffentlich-rechtlichen Vereinbarung, der wiederum von den Kirchenvorständen aller beteiligten Kirchengemeinden beschlossen und rechtsverbindlich unterzeichnet werden muss.

(1) Die an der Arbeitsgemeinschaft beteiligten Kirchengemeinden übertragen der Kirchengemeinde Schotten im Rahmen dieser öffentlich-rechtlichen Vereinbarung Aufgaben der pfarramtlichen und gemeindlichen Verwaltung zur Wahrnehmung im gemeinsamen Gemeindebüro im Auftrag der jeweiligen Kirchengemeinde. Die Aufgabenwahrnehmung erfolgt auf Grundlage des "Handbuchs für Kirchengemeindebüros" der Kirchenverwaltung.

(2) Die Kirchengemeinden beantragen einen KirA-Zugang für das gemeinsame Gemeindebüro, damit ein Zugriff auf die notwendigen Daten der jeweiligen Kirchengemeinde ermöglicht wird.

(3) Die Kirchengemeinden behandeln alle gegenseitig zugänglich gemachten Informationen vertraulich. Die Mitarbeitenden des Gemeindebüros sind zum Stillschweigen gegenüber Dritten über alle Geschäftsangelegenheiten, die die anderen Kirchengemeinden betreffen, verpflichtet.

(1) Die Kirchenvorstände der Kirchengemeinden kommen in der Regel einmal im Jahr zu einer gemeinsamen Tagung zusammen.

(2) Die oder der Vorsitzende des Kirchenvorstands der Kirchengemeinde Schotten lädt zu den gemeinsamen Tagungen ein und leitet diese.

(3) Die gemeinsame Tagung nimmt den Bericht des geschäftsführenden Ausschusses entgegen und beschließt über dessen Entlastung. Die gemeinsame Tagung kann dem geschäftsführenden Ausschuss Vorgaben machen.

(4) Für die Geschäftsordnung gelten die §§ 38 bis 42 der Kirchengemeindeordnung entsprechend.

(1) Die Kirchengemeinden bilden einen geschäftsführenden Ausschuss gemäß § 5 Absatz 3 des Regionalgesetzes. Dem Ausschuss gehören die Gemeindepfarrerinnen und -pfarrer sowie je ein Kirchenvorstandsmitglied der beteiligten Kirchenvorstände an, die von diesen gewählt werden.

(2) Der geschäftsführende Ausschuss wählt aus seiner Mitte ein vorsitzendes Mitglied und eine Stellvertretung. Sie sollen nicht demselben Kirchenvorstand angehören.

(3) Für die Geschäftsordnung gelten die §§ 38 bis 43 der Kirchengemeindeordnung entsprechend.

(4) Der geschäftsführende Ausschuss trifft anstelle der Kirchenvorstände alle Entscheidungen, die das gemeinsame Gemeindebüro betreffen. Dabei ist er an die Vorgaben der gemeinsamen Tagung gebunden. Zu den Aufgaben zählen insbesondere:

(5) Der geschäftsführende Ausschuss führt die Aufsicht über die Mitarbeitenden des Gemeindebüros. Der jeweilige Kirchenvorstand ist berechtigt, den Mitarbeitenden fachliche Weisungen hinsichtlich der für seine Kirchengemeinde zu erbringenden Tätigkeiten zu erteilen.

(6) Die rechtsgeschäftliche Vertretung der Kirchengemeinden in Angelegenheiten des gemeinsamen Gemeindebüros geschieht durch die Vorsitzende oder den Vorsitzenden des geschäftsführenden Ausschusses gemeinsam mit einem weiteren Mitglied des Ausschusses.

(1) Die Kosten, die der Kirchengemeinde Schotten aus der Einrichtung und dem Betrieb des gemeinsamen Gemeindebüros entstehen, werden zwischen den beteiligten Kirchengemeinden nach der jeweiligen Gemeindemitgliederzahl jeweils zum Ende eines Kalenderjahres abgerechnet. Stichtag für die Gemeindemitgliederzahl ist jeweils der 1. Januar eines Kalenderjahres. Dies betrifft insbesondere folgende Kosten:

(2) Für das gemeinsame Gemeindebüro ist im Haushalt der Kirchengemeinde Schotten ein separates Abrechnungsobjekt einzurichten.

(3) Am Anfang eines jeden Jahres wird die Abrechnung für das Vorjahr erstellt und von den Kirchengemeinden der jeweilige Erstattungsbetrag angefordert.

(4) Sofern Kirchengemeinden die Errichtung einer Außenstelle beantragen, sind die hierbei entstehenden Sachkosten von diesen zu tragen.

(1) Die Vereinbarung wird auf unbestimmte Zeit geschlossen. Eine Kündigung ist jeweils mit einer Frist von zwölf Monaten zum Ende des Kalenderjahres möglich. Das Recht auf außerordentliche Kündigung bleibt unberührt. Eine Kündigung bedarf der Schriftform. Bei Ausscheiden einer Kirchengemeinde wird die Vereinbarung zwischen den verbleibenden Kirchengemeinden fortgeführt.

(2) Die Kündigung der Vereinbarung oder die einvernehmliche Beendigung werden der zuständigen Regionalverwaltung und der Kirchenverwaltung angezeigt.

(3) Bei einer Kündigung oder Beendigung der Arbeitsgemeinschaft sind etwaige Mietkosten für das gemeinsame Gemeindebüro bis zum Ablauf der Mietdauer von allen Kirchengemeinden anteilig zu zahlen.

(1) Änderungen und Ergänzungen dieser öffentlich-rechtlichen Vereinbarung bedürfen zur ihrer Rechtswirksamkeit grundsätzlich der Schriftform und der Unterschriften aller beteiligten Kirchengemeinden.

(2) Diese Vereinbarung tritt vorbehaltlich der Verständigung über die Anmietung von Räumlichkeiten und der kirchenaufsichtlichen Genehmigung gemäß § 5 Absatz 3 Satz 2 des Regionalgesetzes am 1. Oktober 2020 in Kraft.