Rechtsverordnung über die Erhebung und Verwaltung von Kollekten, Spenden und Sammlungen (Kollektenverwaltungsordnung – KollVO)

Diese Rechtsverordnung regelt die Erhebung und Verwaltung von Mitteln aus Kollekten, Spenden und Sammlungen unbeschadet der Geltung der Vorschriften des kirchlichen Haushaltsrechts.

Der von der Kirchensynode beschlossene Kollektenplan ist im Amtsblatt zu veröffentlichen.

( 1 ) Die Kirchenvorstände sollen für die Verwaltung der Mittel aus Kollekten, Spenden und Sammlungen Kollektenbeauftragte bestellen.

( 2 ) 1 Die oder der Kollektenbeauftragte ist sorgfältig auszuwählen. 2 In der Regel wird ein Mitglied des Kirchenvorstands oder ein anderes dazu geeignetes Gemeindeglied herangezogen.

( 3 ) Ist keine Kollektenbeauftragte oder kein Kollektenbeauftragter bestellt, wird die Aufgabe durch den Vorsitz des Kirchenvorstands wahrgenommen.

( 4 ) Sachliche Aufwendungen der oder des Kollektenbeauftragten sind nicht aus Kollektenmitteln zu bestreiten.

( 5 ) Dem Dekanatssynodalvorstand und der Finanzbuchhaltung ist der Beschluss über die Bestellung einer oder eines Kollektenbeauftragten mit Angabe des vollständigen Namens, der Meldeadresse und gegebenenfalls abweichenden Kontaktdaten mitzuteilen.

( 1 ) 1 Über Einnahmen aus Kollekten, Spenden und Sammlungen ist in der Kirchengemeinde entsprechend den jeweiligen Bedürfnissen Buch zu führen (Kollektenbuch). 2 Mindestens sind dabei folgende Angaben aufzuzeichnen:

3 Die Kirchenverwaltung kann weitere Vorgaben für die Buchführung festlegen.

( 2 ) 1 Alle Einzahlungen müssen belegt sein. 2 Das Kollektenbuch gilt als Einnahmebeleg. 3 Es ist mit den weiteren Belegen, die in der Reihenfolge der Eintragung sorgfältig zu sammeln sind, zehn Jahre aufzubewahren.

( 3 ) 1 Das Kollektenbuch ist zum 31. Dezember jedes Jahres abzuschließen. 2 Beim Abschluss ist der Bestand darzustellen und mit der Finanzbuchhaltung abzugleichen.

( 4 ) 1 Die Kirchengemeinde kann für die Einnahme und Weiterleitung der Kollekten, Spenden und die Einnahmen von Sammlungen ein Konto bei einem inländischen Kreditinstitut unterhalten, das den Namen „Kollektenkonto der Evangelischen Kirchengemeinde“ unter Zusatz des Namens der Kirchengemeinde erhält. 2 Weitere Kollektenkonten einschließlich Sparkonten dürfen nur aus wichtigem Grund unterhalten werden. 3 Hierzu bedarf es der kirchenaufsichtlichen Genehmigung. 4 Bestehende weitere Konten sind, soweit keine Genehmigung erteilt wird, bis zum 31. Dezember 2021, jedoch nicht vor dem nächst möglichen Kündigungstermin, aufzulösen.

( 5 ) 1 Kollektenbestände sind in dem Haushalt der Kirchengemeinde vollständig darzustellen. 2 Hierzu sind der Finanzbuchhaltung regelmäßig, wenigstens halbjährlich und zum 31. Dezember jedes Jahres unaufgefordert die Bestände an Mitteln aus Kollekten, Spenden und Sammlungen getrennt nach Verwendungszwecken mitzuteilen und durch Belege nachzuweisen. 3 Der Barbestand ist zum 31. Dezember jedes Jahres zu ermitteln und auf einem Formblatt, das von der oder dem Vorsitzenden und einem weiteren Mitglied des Kirchenvorstands zu unterschreiben ist, der Finanzbuchhaltung mitzuteilen.

( 6 ) 1 Das Kollektenkonto dient ausschließlich dem Ansammeln von Mitteln aus Kollekten, Spenden und Sammlungen. 2 Diese dürfen nur über den Haushalt verausgabt werden.

( 7 ) Mit dem Jahresabschluss führt die Finanzbuchhaltung eine Auswertung aller freigiebigen Zuwendungen durch und teilt diese der Kirchengemeinde mit.

1 Die Dekanatssynodalvorstände bestellen Dekanatskollektenbeauftragte. 2 An diese sind die verbindlichen Kollekten zeitnah über die Haushalte der Kirchengemeinden abzuführen. 3 Sie sammeln die eingehenden Kollekteneinnahmen und leiten sie an die von der Kirchenverwaltung bezeichnete Stelle weiter. 4 Diese Aufgabe kann der Finanzbuchhaltung übertragen werden. 5 Über den Ertrag der verbindlichen Kollekten ist der Kirchenverwaltung zu berichten.

( 1 ) Der Kirchenvorstand ist über den Eingang von Spenden regelmäßig zu unterrichten.

( 2 ) Der Name des oder der Zuwendenden darf nur mit seiner oder ihrer Zustimmung öffentlich bekannt gemacht werden.

( 1 ) 1 Öffentliche Haus- und Straßensammlungen bedürfen einer Genehmigung durch die Kirchenverwaltung. 2 Sie unterstehen der Aufsicht des Kirchenvorstandes.

( 2 ) 1 Die Sammlerinnen und Sammler sind mit fortlaufend nummerierten Durchschreibeblocks auszustatten. 2 Werden Sammellisten verwandt, so sind diese ebenfalls fortlaufend zu nummerieren. 3 Die Ausgabe und Rückgabe dieser Sammlungsunterlagen ist schriftlich festzuhalten.

( 3 ) 1 Die Sammlerinnen und Sammler sind mit einem Ausweis zu versehen. 2 Der Ausweis ist nach Abschluss der Sammlung einzuziehen. 3 Er kann auch auf der Sammelliste eingetragen werden.

( 4 ) Sämtliche Sammlungsunterlagen sind zehn Jahre zur Nachprüfung aufzubewahren.

Die ordnungsgemäße Feststellung der Sammlungserträge aufgrund der Sammlungsunterlagen hat durch eine Feststellungsbescheinigung zu geschehen, die mit Datum zu versehen und vom Vorsitzenden und einem weiteren Mitglied des Kirchenvorstandes zu unterschreiben ist.

1 Die Dekanatskollektenbeauftragten oder die nach § 5 beauftragten Finanzbuchhaltungen überwachen die Erhebung und Abführung der verbindlichen Kollekten. 2 Sie können die Vorlage geeigneter Unterlagen, insbesondere des Kollektenbuchs verlangen.

1 Diese Rechtsverordnung tritt am 1. Januar 2019 in Kraft. 2 Gleichzeitig tritt die Kollektenverwaltungsordnung vom 31. Januar 1977 (ABl. 1977 S. 21) außer Kraft.