Rechtsverordnung über die Benutzung des kirchlichen Archivgutes (Benutzungsordnung) in der Evangelischen Kirche in Hessen und Nassau

1 Die Rechtsverordnung über die Benutzung des kirchlichen Archivgutes (Benutzungsordnung) gilt für alle kirchlichen Dienststellen, die kirchliches Archivgut verwalten (im Folgenden „Archive“ genannt). 2 Sie gilt entsprechend für den Bereich des Diakonischen Werkes und für andere rechtlich selbstständige kirchliche Werke und Einrichtungen, soweit die zuständigen Organe die Übernahme beschließen.

( 1 ) Das kirchliche Archivgut steht zur amtlichen und zur nicht amtlichen Benutzung zur Verfügung.

( 2 ) Für Dienststellen, die nicht zur Evangelischen Kirche gehören, ist die amtliche Benutzung nur zulässig, wenn die Gegenseitigkeit gewährleistet ist.

( 3 ) Die nicht amtliche Benutzung ist grundsätzlich jedermann möglich, der ein berechtigtes Interesse glaubhaft macht, insbesondere ein kirchliches, wissenschaftliches, rechtliches oder familiengeschichtliches Interesse.

( 4 ) Das Nähere regeln die folgenden Bestimmungen.

( 1 ) 1 Die Benutzung von Archivgut ist schriftlich bei dem Archiv zu beantragen. 2 Der Antrag muss Angaben zur Person des Benutzers und ggf. seines Auftraggebers, zum Forschungsgegenstand und Benutzungszweck sowie darüber enthalten, ob und wie die Forschungsergebnisse ausgewertet werden sollen.

( 2 ) Mit dem Antrag verpflichtet sich der Antragsteller, die Benutzungsordnung einzuhalten.

( 3 ) Für jeden Forschungsgegenstand ist ein gesonderter schriftlicher Antrag zu stellen.

( 4 ) Wünscht ein Benutzer, andere Personen als Hilfskräfte oder Beauftragte zu seinen Arbeiten heranzuziehen, so ist von diesen jeweils ein besonderer Antrag zu stellen.

( 1 ) 1 Über den Benutzungsantrag entscheidet die Leitung des Archivs. 2 Die Benutzungserlaubnis kann mündlich, schriftlich oder in Textform erteilt werden.

( 2 ) Die Benutzungserlaubnis kann mit Auflagen versehen werden.

( 3 ) Die Benutzungserlaubnis ist zu versagen, wenn das Archiv oder das gewünschte Archivgut nicht benutzbar ist,

( 4 ) Die Benutzungserlaubnis ist zu versagen, wenn gegen den Zweck der Benutzung schwerwiegende Bedenken bestehen, insbesondere

( 5 ) Bei Zweifeln ist die Entscheidung des Zentralarchivs einzuholen.

( 6 ) Wird die Benutzung erlaubt, ist schriftlich festzuhalten, welches Archivgut mit welchen Auflagen vorgelegt wird.

( 7 ) Die Benutzungserlaubnis begründet keinen Anspruch auf Einsicht in Findbücher, Findkarteien und andere Hilfsmittel zur Erschließung von Archivgut.

( 1 ) Die Benutzung von Archivgut ist nicht zu gestatten, wenn

1. gesetzliche Bestimmungen, Verwaltungsvorschriften oder Anordnungen der abgebenden Stellen entgegenstehen,
2. das Archivgut Geheimhaltungsvorschriften unterliegt,
3. Grund zu der Annahme besteht, dass schutzwürdige Belange Dritter entgegenstehen,
4. für Deposita amtlicher oder Archivgut privater Herkunft entsprechende Vereinbarungen getroffen worden sind.

( 2 ) Die Benutzung von Archivgut ist in der Regel nicht zu gestatten, wenn

1. die Ermittlung und Aushebung einen nicht vertretbaren Verwaltungsaufwand erfordern,
2. der Erhaltungs- oder Ordnungszustand des Archivgutes gefährdet ist,
3. der mit der Benutzung verfolgte Zweck durch Einsichtnahme in Reproduktionen, Druckwerke oder andere Veröffentlichungen erreicht werden kann.

Die Benutzungserlaubnis kann widerrufen werden, wenn

1. die Angaben im Benutzungsantrag nicht oder nicht mehr zutreffen,
2. nachträgliche Gründe bekannt werden, die zur Versagung geführt hätten,
3. die Auflagen nicht erfüllt werden,
4. der Benutzer gegen die Benutzerordnung verstößt.

( 1 ) 1 Archivgut amtlicher Herkunft darf im Regelfall erst 30 Jahre nach seiner Entstehung benutzt werden. 2 Besondere Bestimmungen können längere Schutzfristen vorsehen. 3 Archivgut, das bei der Übernahme durch das Archiv besonderen Geheimhaltungsvorschriften unterlegen hat, darf im Regelfall erst 60 Jahre nach Entstehung der Unterlagen genutzt werden. 4 Dies gilt auch für Unterlagen, die aufgrund besonderer Vorschriften hätten gelöscht oder vernichtet werden müssen.

( 2 ) 1 Unbeschadet der generellen Schutzfristen darf Archivgut amtlicher Herkunft, das sich nach seiner Zweckbestimmung oder nach seinem wesentlichen Inhalt auf eine oder mehrere natürliche Personen bezieht (personenbezogenes Archivgut), im Regelfall durch Dritte erst 30 Jahre nach dem Tode der betroffenen Person oder der letztverstorbenen von mehreren betroffenen Personen benutzt werden. 2 Ist das Todesjahr nicht oder nur mit unvertretbarem Aufwand festzustellen, endet die Schutzfrist 120 Jahre nach der Geburt der betroffenen Person oder der Geburt der letztgeborenen von mehreren Personen, deren Todesjahr nicht festzustellen ist. 3 Besondere Bestimmungen können längere Schutzfristen vorsehen.

( 3 ) 1 Dateien mit personenbezogenen Daten gelten als Archivgut amtlicher Herkunft, das sich nach seiner Zweckbestimmung auf natürliche Personen bezieht. 2 Die Vorschriften des kirchlichen Datenschutzgesetzes gelten auch für archivierte Daten mit personenbezogenen Daten.

( 4 ) 1 Pfarrchroniken sind zu behandeln wie Archivgut amtlicher Herkunft, das sich nach seiner Zweckbestimmung oder nach seinem wesentlichen Inhalt auf eine oder mehrere natürliche Personen bezieht. 2 Ein Anrecht Dritter auf Einsichtnahme oder Erteilung von Auskünften aus der Pfarrchronik besteht nicht.

( 5 ) 1 Die Schutzfristen nach den Absätzen 1 und 2 gelten auch bei der Nutzung durch öffentliche Stellen. 2 Für die abgebenden Stellen gelten die Schutzfristen der Absätze 1 und 2 nur für Unterlagen, die bei ihnen aufgrund besonderer Vorschriften hätten gesperrt, gelöscht oder vernichtet werden müssen.

( 6 ) Die Schutzfristen nach Absatz 1 können vom Archiv im Einzelfall auf Antrag der Nutzerin oder des Nutzers verkürzt werden, wenn es im öffentlichen Interesse liegt oder die Nutzung zur Wahrnehmung berechtigter Belange im überwiegenden Interesse einer anderen Person oder Stelle unerlässlich ist.

( 7 ) 1 Für Archivgut privater Herkunft gelten die besonderen Bestimmungen des Übernahmevertrages. 2 Darin enthaltenes Archivgut amtlicher Herkunft darf im Regelfall erst 30 Jahre nach seiner Entstehung benutzt werden.

( 8 ) Bei personenbezogenem Archivgut nach Absatz 2 können die Schutzfristen vom Archiv im Einzelfall auf Antrag der Nutzerin oder des Nutzers verkürzt werden, wenn

( 9 ) Eine Nutzung personenbezogenen Archivguts ist unabhängig von den in Absatz 2 genannten Schutzfristen auch zulässig, wenn

( 10 ) Die Schutzfristen nach den Absätzen 1 und 2 gelten nicht für solches Archivgut, das bereits bei seiner Entstehung zur Veröffentlichung bestimmt war oder für welches vor der Übergabe an das Archiv bereits ein Zugang nach einem Informationsfreiheitsgesetz oder anderweitigen gesetzlichen Regelungen vorlag.

( 11 ) Findbehelfe für geschütztes Archivgut dürfen vor Ablauf der Schutzfristen nur mit Genehmigung der Archivleitung zur Benutzung vorgelegt werden.

( 1 ) 1 Vor Ablauf der Schutzfristen dürfen personenbezogene Angaben nur veröffentlicht werden, wenn die betroffene Person, im Falle ihres Todes deren Rechtsnachfolgerin oder Rechtsnachfolger eingewilligt hat oder dies für die Darstellung der Ergebnisse des bestimmten Forschungsvorhabens unerlässlich ist. 2 Bei Amtspersonen in Ausübung ihres Amtes und bei Personen der Zeitgeschichte ist die Veröffentlichung zulässig, soweit diese einer angemessenen Berücksichtigung schutzwürdiger Belange nicht zuwiderläuft. 3 Der Benutzer oder die Benutzerin verpflichtet sich schriftlich, die Urheber- und Persönlichkeitsrechte sowie der Schutz berechtigter Interessen Dritter zu beachten und für die Verletzung dieser Rechte und Interessen einzustehen.

( 2 ) Zur Erfüllung des Auskunftsanspruches gemäß § 19 DSG-EKD²# über personenbezogene Daten im Archivgut, ist der betroffenen Person auf Antrag nach Maßgabe des § 7 Absatz 6 und Absatz 8 Nummer 2 das Recht auf Einsicht in die Unterlagen und die Herausgabe von Reproduktionen von dem betreffenden Archivgut zu gewähren, soweit schutzwürdige Belange Dritter nicht beeinträchtigt werden.

( 3 ) 1 Bestreitet eine betroffene Person die Richtigkeit personenbezogener Daten im Archivgut und wird die Unrichtigkeit festgestellt, ist dies zu den betreffenden Unterlagen in geeigneter Weise gesondert zu vermerken. 2 Lässt sich weder die Richtigkeit noch die Unrichtigkeit der Daten feststellen, ist dem Archivgut auf Verlangen einer betroffenen Person eine Gegendarstellung beizufügen. 3 Die Gegendarstellung bedarf der Schriftform.

( 1 ) Kirchenbücher gelten als Archivgut amtlicher Herkunft, das sich nach seiner Zweckbestimmung auf natürliche Personen bezieht.

( 2 ) 1 Kirchenbücher nach dem Inkrafttreten des Personenstandsgesetzes am 1.1.1876 oder einer entsprechenden landesrechtlichen Regelung sind nur zur Ermittlung der kirchlichen Amtshandlung zu benutzen. 2 Ausnahmen im Rahmen des Personenstandsrechtes sind möglich, wenn die entsprechenden standesamtlichen Unterlagen nachweislich vernichtet oder verschollen sind.

1 Der Benutzer ist verpflichtet, von Arbeiten, die unter wesentlicher Verwendung von Archivgut verfasst worden sind, dem Archiv unverzüglich nach Fertigstellung ein Belegexemplar unaufgefordert und unentgeltlich zu überlassen. 2 Ist der Anteil des benutzten Archivgutes am Gesamtwerk gering, so sind Veröffentlichungen unter Angabe des Titels, Verlages und Erscheinungsjahres oder der Zeitschrift dem Archiv anzuzeigen.

Gebühren und Auslagen für die Inanspruchnahme des Archivs werden nach der Gebührenordnung für die Benutzung kirchlicher Archive³# in der jeweils geltenden Fassung erhoben.

( 1 ) Archivgut, Findbehelfe und Bücher dürfen nur in dem dazu bestimmten Raum zu festgelegter Zeit unter Aufsicht benutzt werden.

( 2 ) 1 Sie sind sorgfältig und behutsam zu behandeln; alles, was ihren bestehenden Zustand verändert oder gefährdet, ist zu unterlassen. 2 Entdeckt der Benutzer Schäden, Verluste, Unstimmigkeiten oder unrichtig eingefügte Schriftstücke, so hat er den Aufsichtführenden sofort davon zu unterrichten.

( 3 ) 1 Technische Hilfsmittel des Archivs stehen, soweit der Dienstbetrieb es zulässt, dem Benutzer zur Verfügung. 2 Ein Anspruch auf ihre Benutzung besteht nicht. 3 Eigene technische Hilfsmittel darf der Benutzer nur mit Genehmigung des Archivs verwenden.

1 Für die Benutzung von Archivgut, das von anderen Archiven und Einrichtungen übersandt wird, gelten die gleichen Bestimmungen wie für archiveigenes Archivgut, sofern die übersendende Stelle nicht anderslautende Auflagen macht. 2 Die Kosten des Versands und anfallende Gebühren trägt der Benutzer.

Antragsteller und Benutzer haben sich auf Verlangen jederzeit auszuweisen.

( 1 ) 1 Das Archiv erteilt Auskünfte auf schriftliche Anfragen. 2 Bei der Anfrage sind Gegenstand und Zweck genau anzugeben.

( 2 ) Die schriftlichen Auskünfte des Archivs beschränken sich in der Regel auf Hinweise über Art, Umfang und Zustand des betreffenden Archivgutes.

( 3 ) Ein Anspruch auf Auskünfte, die eine beträchtliche Arbeitszeit erfordern, oder auf Beantwortung von wiederholten Anfragen innerhalb eines kürzeren Zeitraumes besteht nicht.

( 1 ) 1 Im Rahmen der Benutzung kann der Benutzer auf eigene Kosten Reproduktionen von dem für die Benutzung freigegebenen Archivgut im Rahmen der technischen und personellen Möglichkeiten des Archivs herstellen lassen. 2 Das Archiv entscheidet, ob und nach welchem Verfahren Reproduktionen möglich sind. 3 Der Benutzer darf Reproduktionen grundsätzlich nicht selbst anfertigen.

( 2 ) 1 Ein Anspruch auf Reproduktionen besteht nicht. 2 Insbesondere hat der Benutzer keinen Anspruch darauf, dass größere Aufträge zu Lasten anderer Benutzer oder des Dienstbetriebes durchgeführt werden.

( 3 ) 1 In der Regel werden nur Teile von Archivalieneinheiten reproduziert. 2 Reproduktionen ganzer Archivalieneinheiten werden grundsätzlich nicht angefertigt.

( 4 ) 1 Die ausgehändigten Reproduktionen dürfen nur mit Zustimmung des Archivs veröffentlicht, dupliziert oder an Dritte weitergegeben. 2 Bei Veröffentlichung und Vervielfältigung sind stets das Archiv und die Archivsignatur des Originals anzugeben.

( 5 ) Die Weiterverwendung der Reproduktionen für ein anderes Forschungsvorhaben als das beantragte bedarf der ausdrücklichen Zustimmung des Archivs.

( 6 ) Reproduktionen von Findbehelfen zu zugänglichen Archivalien werden nur abgegeben, wenn die Archivalien abschließend geordnet und verzeichnet sind.

( 1 ) 1 Archivgut kann nur in begründeten Ausnahmefällen zur nicht amtlichen Benutzung an hauptamtlich verwaltete auswärtige Archive versandt werden. 2 Der Versand an andere Einrichtungen oder an Privatpersonen ist nicht zulässig.

( 2 ) Die Benutzung des versandten Archivgutes richtet sich nach den Vorschriften dieser Benutzungsordnung.

( 3 ) Vom Versand ausgeschlossen sind Findbehelfe und Archivgut, das

1. Benutzungsbeschränkungen unterliegt,
2. wegen seines hohen Wertes, seines Ordnungs- und Erhaltungszustandes, seines Formates oder aus anderen konservatorischen oder Sicherheitsgründen nicht zum Versand geeignet ist,
3. häufig benutzt wird,
4. noch nicht abschließend verzeichnet ist.

( 4 ) Die Herstellung von Reproduktionen aus versandtem Archivgut bedarf der Genehmigung des versendenden Archivs.

1 Zu Zwecken der Öffentlichkeitsarbeit, insbesondere für Ausstellungen, kann Archivgut unter bestimmten Bedingungen und Auflagen ausgeliehen werden. 2 Über die Ausleihe ist zwischen dem Leihgeber und dem Entleiher ein Leihvertrag abzuschließen, der der Genehmigung durch das Zentralarchiv bedarf.

Das Nähere regelt die Ausführungsanweisung zur Benutzungsordnung⁴#.

Diese Benutzungsordnung tritt am 1. Juli 1986 in Kraft. Gleichzeitig tritt die „Ordnung für die Benutzung kirchlicher Archivalien (Benutzerordnung)“ vom 12. 10. 1965 (ABl. 1965 S. 78 ff.) außer Kraft.