Geschäftsordnung des Stiftungsvorstands
der nicht rechtsfähigen Versorgungsstiftung
der Evangelischen Kirche in Hessen und Nassau

( 1 ) Die von der Kirchenleitung mit der Geschäftsführung beauftragte Person führt die Aufgaben der täglichen Verwaltung, insbesondere die Vorbereitung und Umsetzung der Beschlüsse des Vorstands.

( 2 ) Die Geschäftsführerin oder der Geschäftsführer ist an die Beschlüsse des Vorstands, hierauf beruhender Weisungen des Vorsitzenden oder der Vorsitzenden des Stiftungsvorstands sowie an die Geschäftsordnung gebunden und hat den Vorstand in wichtigen Angelegenheiten zeitnah zu informieren.

( 3 ) Soweit rechtsgeschäftliche Erklärungen zur Ausführung von Vorstandsbeschlüssen erforderlich sind, können diese gemäß § 2 Absatz 1 Satz 2 der Satzung der Versorgungsstiftung²# durch den Geschäftsführer oder die Geschäftsführerin abgegeben werden.

( 4 ) Befugnisse und Verfahren für Zahlungsanordnungen an die Finanzbuchhaltung, für Aufträge an Finanzinstitute und für die Zeichnung von Verträgen richten sich nach der Geschäftsanweisung des Leiters oder der Leiterin der Kirchenverwaltung zu den Anordnungsbefugnissen der Geschäftsführung.

( 5 ) Die Geschäftsführerin oder der Geschäftsführer soll allen Anlageausschüssen angehören.

Soweit der Vorstand weitergehende Anlagegrundsätze beschlossen hat, gelten diese zusätzlich zu den von der Kirchenleitung für die Vermögensverwaltung erlassenen Regelungen.

( 1 ) Die Einladung zur Sitzung ergeht schriftlich spätestens zwei Wochen vorher unter Angabe von Ort, Zeit und der Beratungsgegenstände.

( 2 ) 1 Die vorläufige Tagesordnung mit den Beratungsgegenständen wird von der oder dem Vorsitzenden aufgestellt. 2 Dabei sollen die vorhergehenden Beschlüsse des Stiftungsvorstands und die Anträge einzelner Mitglieder des Vorstands berücksichtigt werden.

( 3 ) 1 Über die endgültige Tagesordnung wird zu Beginn der Sitzung entschieden. 2 Jedes Mitglied des Stiftungsvorstands hat das Recht, dazu noch Anträge zu stellen. 3 Die oder der Vorsitzende hat die Anträge auf die endgültige Tagesordnung zu setzen, falls kein Mitglied widerspricht.

( 4 ) In begründeten Fällen können Sitzungen in Form einer Videokonferenz durchgeführt oder Personen durch Telefon oder Video zugeschaltet werden.

( 5 ) 1 Zu außerordentlichen Sitzungen kann in einer von Absatz 1 abweichenden Form und Frist eingeladen werden. 2 Zu Beginn einer solchen Sitzung muss durch Beschluss festgestellt werden, dass mehr als die Hälfte der Mitglieder des Stiftungsvorstandes mit diesem Verfahren einverstanden sind.

( 6 ) 1 Die Sitzungen des Stiftungsvorstands sind vertraulich. 2 Insbesondere sind Mitteilungen über Ausführungen einzelner Stiftungsvorstandsmitglieder, über Abstimmungsverhältnisse und Beschlussergebnisse ohne Ermächtigung der oder des Vorsitzenden und des betroffenen Vorstandsmitglieds unzulässig.

( 1 ) Für jeden Tagesordnungspunkt soll, sofern sich nicht aus der Natur der Sache etwas anderes ergibt, eine schriftliche Vorlage erstellt und den Mitgliedern des Stiftungsvorstandes zugleich mit der Einladung zugesandt werden.

( 2 ) Die schriftliche Vorlage soll in gestraffter Form das Problem darstellen, einen Lösungsvorschlag enthalten und diesen begründen.

( 1 ) 1 Der Stiftungsvorstand ist beschlussfähig, wenn zu seiner Sitzung ordnungsgemäß eingeladen wurde und mehr als die Hälfte der Mitglieder anwesend ist. 2 Der Anwesenheit stehen die Teilnahme an einer Videokonferenz oder eine Zuschaltung durch Telefon oder Video nach § 3 Absatz 4 gleich.

( 2 ) 1 Beschlüsse werden mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen gefasst. 2 Eine vorherige mündliche Erörterung hat stattzufinden, wenn ein Mitglied des Vorstands dies verlangt. 3 Jedes Mitglied des Stiftungsvorstands hat eine Stimme. 4 Bei Stimmengleichheit gilt ein Antrag als abgelehnt.

( 3 ) 1 In Eilfällen, die nach Meinung der oder des Vorsitzenden keiner mündlichen Erörterung bedürfen, können unter Verzicht auf die satzungsmäßigen Fristen Beschlüsse im Wege schriftlicher, elektronischer oder fernmündlicher Abstimmungen erfolgen (Umlaufbeschluss). 2 Insbesondere sind Abstimmungen mittels Fax oder E-Mail zulässig. 3 Ein Umlaufbeschluss ist wirksam, wenn kein erreichbares Mitglied des Stiftungsvorstands diesem Verfahren widerspricht und die Mehrheit der Mitglieder des Stiftungsvorstands dem Beschlussvorschlag zustimmt. 4 Widerspricht ein Mitglied dem Verfahren, ist die Angelegenheit auf der nachfolgenden Sitzung zu entscheiden. 5 § 6 gilt entsprechend.

( 4 ) 1 In Fällen besonderer Dringlichkeit, die keinen Aufschub dulden, kann die Abstimmung im Wege einer fernmündlichen Befragung der Mitglieder des Vorstands durchgeführt werden. 2 Ein solcher Beschluss ist wirksam, wenn die Mehrheit der Mitglieder des Stiftungsvorstands dem Beschlussvorschlag zustimmt. 3 § 6 gilt entsprechend.

( 1 ) 1 Über jede Sitzung des Stiftungsvorstands und die gefassten Beschlüsse ist eine Niederschrift anzufertigen. 2 Die Niederschrift muss den Ort und Tag der Sitzung wiedergeben sowie die Namen der Teilnehmerinnen und Teilnehmer, den Wortlaut der Beschlüsse und das Stimmenverhältnis enthalten.

( 2 ) Jedes Mitglied des Stiftungsvorstands hat das Recht, zu einzelnen Beschlüssen auch persönliche Erklärungen in die Niederschrift aufnehmen zu lassen.

( 3 ) Die Niederschrift soll spätestens mit der Einladung zur nachfolgenden Sitzung verschickt werden.

( 4 ) 1 Die Niederschrift bedarf der Genehmigung in der nachfolgenden Sitzung. 2 Das genehmigte Protokoll ist von der oder dem Vorsitzenden und der Protokollführerin oder dem Protokollführer zu unterschreiben.

( 5 ) Die Niederschrift kann von der Geschäftsführerin oder dem Geschäftsführer angefertigt werden.

Die Geschäftsordnung ist regelmäßig, mindestens jedoch nach Ablauf von jeweils fünf Jahren, zu überprüfen und bei Bedarf mit Mehrheitsbeschluss der Mitglieder des Stiftungsvorstands zu ändern.

1 Diese Geschäftsordnung tritt am 12. Mai 2021 in Kraft. 2 Gleichzeitig tritt die Geschäftsordnung des Stiftungsvorstands der nicht rechtsfähigen „Versorgungsstiftung der Evangelischen Kirche in Hessen und Nassau“ vom 16. Juni 2004 (ABl. 2005 S. 16), zuletzt geändert am 12. Juni 2013 (ABl. 2013 S. 320), außer Kraft.